Säätiöt poikkeavat osakeyhtiöistä ja yhdistyksistä monella tavalla, ja säätiön taloushallinto vaatii erityistä tarkkuutta erityisesti sääntelyn ja valvonnan osalta. Säätiölaki, Patentti- ja rekisterihallituksen valvonta sekä säätiön oma tarkoitus ja säännöt asettavat kirjanpidolle ja tilinpäätökselle vaatimuksia, joita ei tunneta yritysmaailmassa samassa laajuudessa. Tämä artikkeli käy läpi, mitä säätiön hallituksen, toiminnanjohtajan tai taloushallinnosta vastaavan on hyvä tietää.
Miksi säätiön taloushallinto on erilaista kuin yrityksellä
Säätiöllä ei ole omistajia eikä jäseniä toisin kuin osakeyhtiöllä tai yhdistyksellä. Säätiön varallisuus on sidottu sen tarkoitukseen, ja hallitus on velvollinen huolehtimaan siitä, että varoja käytetään juuri siihen tarkoitukseen, jota varten säätiö on perustettu.
Tämä näkyy kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä konkreettisesti: varojen käyttöä on pystyttävä osoittamaan tarkoituksenmukaiseksi, ja monilla säätiöillä on peruspääomaa tai erillisiä rahastoja, joiden käyttöä säännöt rajoittavat. Kirjanpidon on tuotettava tietoa, joka riittää sekä lakisääteiseen raportointiin että hallituksen omaan valvontavastuuseen.
Säätiölain vaatimukset kirjanpidolle
Säätiölaki (487/2015) velvoittaa säätiön noudattamaan kirjanpitolakia siinä missä muitakin kirjanpitovelvollisia. Käytännössä tämä tarkoittaa kahdenkertaista kirjanpitoa, tositteiden asianmukaista käsittelyä ja tilikauden päättyessä laadittavaa tilinpäätöstä.
Säätiölaki tuo tähän kuitenkin omat lisävaatimuksensa. Hallituksen on laadittava toimintakertomus, jossa kuvataan, miten säätiön varoja on käytetty sen tarkoituksen toteuttamiseen. Lisäksi säätiön on vuosittain toimitettava vuosiselvitys Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH), joka valvoo säätiöitä ja niiden toimintaa. Vuosiselvitys sisältää tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen liitteineen.
Tilintarkastusvelvollisuus on säätiöillä laajempi kuin muilla
Yleinen väärinkäsitys on, että pieni säätiö voisi toimia ilman tilintarkastajaa samoin perustein kuin pieni osakeyhtiö tai yhdistys. Näin ei kuitenkaan ole. Säätiölaki edellyttää, että jokaisella säätiöllä on oltava vähintään yksi tilintarkastaja, ja tietyn kokorajan ylittävillä säätiöillä vähintään yhden tilintarkastajista tulee olla KHT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö.
Kokorajat liittyvät taseen loppusummaan, liikevaihtoon tai vastaavaan tuottoon sekä henkilöstömäärään. Käytännössä tämä tarkoittaa, että lähes kaikki säätiöt tarvitsevat tilintarkastajan riippumatta koostaan, mikä poikkeaa selvästi osakeyhtiöiden ja yhdistysten sääntelystä. Eron sisältöön voi tutustua tarkemmin artikkelissa tilintarkastusyhteisöistä ja niiden erosta tilitoimistoon.
Peruspääoma ja rahastot kirjanpidossa
Säätiön perustamisen yhteydessä sille on annettu peruspääoma, jonka on säilyttävä säätiön varallisuutena. Peruspääomaa ei voida ilman muuta käyttää juokseviin kuluihin, ja sen koskemattomuus on yksi säätiön valvonnan keskeisistä kohteista.
Monilla säätiöillä on myös nimettyjä rahastoja, esimerkiksi lahjoitusten tai testamenttien perusteella syntyneitä. Näiden rahastojen käyttöä voivat rajoittaa lahjoittajan asettamat ehdot. Kirjanpidossa tämä edellyttää, että rahastot eritellään taseessa selkeästi ja että niiden tuotto ja käyttö pystytään osoittamaan erillään säätiön muusta varallisuudesta. Käytännön esimerkkinä: jos säätiö on saanut testamentin, jonka tuotolla tuetaan tietyn alan tutkimusta, kirjanpidon tulee mahdollistaa sen osoittaminen, että juuri tämän rahaston tuotto on käytetty testamentin ehtojen mukaisesti – ei esimerkiksi säätiön hallintokuluihin.
Apurahat ja avustukset – erityinen kirjauskohde
Monen säätiön keskeinen toimintamuoto on apurahojen tai avustusten myöntäminen. Näiden käsittely kirjanpidossa poikkeaa tavanomaisesta kuluseurannasta. Myönnetyt mutta vielä maksamattomat apurahat kirjataan velaksi, ja niiden maksatusta on seurattava, jotta tilinpäätöksessä oleva velkakanta vastaa todellisuutta.
Tyypillinen virhe on kirjata apuraha kuluksi vasta maksuhetkellä, vaikka päätös sitovasta myöntämisestä on tehty jo aiemmalla tilikaudella. Oikea käytäntö on kirjata velvoite sille tilikaudelle, jolloin päätös on syntynyt ja sitova. Tämä vaikuttaa suoraan tuloslaskelmaan ja taseeseen, joten asia kannattaa käydä läpi tilitoimiston kanssa heti yhteistyön alussa.
Tilinpäätöksen sisältö ja liitetiedot
Säätiön tilinpäätös koostuu taseesta, tuloslaskelmasta, liitetiedoista ja toimintakertomuksesta, samoin kuin osakeyhtiölläkin. Liitetietojen sisältöön on kuitenkin kiinnitettävä erityistä huomiota: niistä tulee käydä ilmi esimerkiksi peruspääoman ja rahastojen erittely, lähipiiritapahtumat sekä tieto siitä, miten toiminta on toteuttanut säätiön tarkoitusta.
Isommilla säätiöillä, jotka ylittävät kirjanpitolain kokorajat, tilinpäätökseen sovelletaan samoja laajuusvaatimuksia kuin suurilla yrityksillä. Yleiskuvan tilinpäätöksen rakenteesta ja aikataulusta saa artikkelista tilinpäätös pienelle yritykselle – sisältö ja aikataulu, vaikka säätiön kohdalla liitetietovaatimukset ja PRH:n valvonta tuovat oman lisänsä.
Verotus – yleishyödyllisyyden merkitys
Suuri osa säätiöistä on yleishyödyllisiä, mikä vaikuttaa niiden verokohteluun. Yleishyödyllinen säätiö on lähtökohtaisesti verovapaa muun kuin elinkeinotoiminnasta saadun tulon osalta. Elinkeinotoiminnaksi katsottava toiminta – esimerkiksi laajamittainen liiketoiminta säätiön varsinaisen tarkoituksen ohessa – voi kuitenkin olla veronalaista.
Yleishyödyllisyyden arviointi ei ole aina yksiselitteistä, ja raja verovapaan ja veronalaisen toiminnan välillä ratkaistaan tapauskohtaisesti. Tämä on yksi niistä kohdista, joissa säätiön kannattaa kääntyä veroasiantuntijan tai tilitoimiston puoleen jo ennen uuden toimintamuodon käynnistämistä, ei vasta veroilmoitusta tehtäessä.
Miksi säätiö tarvitsee erikoistunutta tilitoimistoa
Kaikki tilitoimistot eivät ole yhtä perehtyneitä säätiöiden erityispiirteisiin. Rahastojen erittely, apurahavelkojen käsittely, vuosiselvityksen laadinta PRH:lle ja yleishyödyllisyyden verokohtelu edellyttävät kirjanpitäjältä kokemusta juuri säätiösektorista, ei pelkästään yleistä osaamista kirjanpitolaista.
Auktorisointi ja KLT-tutkinto kertovat kirjanpitäjän yleisestä pätevyydestä, mutta säätiön kohdalla kannattaa lisäksi kysyä suoraan, kuinka monta säätiöasiakasta toimistolla on ja miten se on hoitanut esimerkiksi apurahakirjauksia tai rahastojen erittelyä käytännössä. Auktorisoinnin sisällöstä voi lukea lisää artikkelista auktorisoitu tilitoimisto – mitä sertifiointi tarkoittaa.
UKK – usein kysytyt kysymykset säätiön taloushallinnosta
Tarvitseeko pienikin säätiö tilintarkastajan?
Kyllä. Säätiölaki edellyttää tilintarkastajaa kaikilta säätiöiltä niiden koosta riippumatta, toisin kuin osakeyhtiöillä tai yhdistyksillä, joissa pienimmät toimijat voivat joissain tapauksissa toimia ilman tilintarkastajaa.
Mihin säätiön vuosiselvitys toimitetaan?
Vuosiselvitys tilinpäätöksineen, toimintakertomuksineen ja tilintarkastuskertomuksineen toimitetaan Patentti- ja rekisterihallitukselle, joka valvoo säätiöiden toimintaa Suomessa.
Onko säätiön saama apuraha tai lahjoitus aina verovapaata?
Yleishyödyllisen säätiön saamat lahjoitukset ja apurahat ovat pääsääntöisesti verovapaita, mutta jos säätiö harjoittaa elinkeinotoimintaa, siitä saatu tulo voi olla veronalaista. Yksittäistapauksissa kannattaa varmistaa tilanne tilitoimistolta tai Verohallinnolta.
Yhteenveto
Säätiön taloushallinto muistuttaa pintapuolisesti yrityksen tai yhdistyksen kirjanpitoa, mutta säätiölain erityisvaatimukset – pakollinen tilintarkastus, peruspääoman ja rahastojen erittely, apurahavelkojen oikea-aikainen kirjaus ja PRH:n vuosiselvitys – tekevät siitä oman kokonaisuutensa. Nämä velvoitteet koskevat käytännössä kaikkia säätiöitä koosta riippumatta.
Hallituksen kannattaa varmistaa jo hyvissä ajoin, että taloushallinnosta vastaavalla kirjanpitäjällä tai tilitoimistolla on kokemusta nimenomaan säätiösektorista. Yksittäisissä vero- ja sääntelykysymyksissä kannattaa aina kääntyä tilitoimiston, tilintarkastajan tai Verohallinnon puoleen, sillä säätiön yksilölliset säännöt ja tarkoitus vaikuttavat siihen, miten yleisiä periaatteita sovelletaan käytännössä.
