Henkilöyhtiön eli avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön kirjanpito eroaa monella tapaa osakeyhtiön kirjanpidosta, ja juuri nämä erot aiheuttavat yrittäjille eniten kysymyksiä. Yksityisottojen käsittely, yhtiömiesten välinen tulonjako ja vastuunalaisen sekä äänettömän yhtiömiehen erilainen asema vaativat kirjanpidolta tarkkuutta, jota ei osakeyhtiöpuolella tarvitse miettiä samalla tavalla.
Mikä tekee henkilöyhtiön kirjanpidosta erilaista
Avoimessa yhtiössä kaikki yhtiömiehet vastaavat yhtiön veloista koko henkilökohtaisella omaisuudellaan. Kommandiittiyhtiössä taas on vähintään yksi vastuunalainen yhtiömies ja yksi äänetön yhtiömies, joka on sijoittanut yhtiöön pääomapanoksen mutta ei osallistu päivittäiseen toimintaan.
Tämä rakenne näkyy suoraan kirjanpidossa. Osakeyhtiössä raha kiertää palkan ja osingon kautta, kun taas henkilöyhtiössä yhtiömies voi nostaa varoja yksityisottoina ilman erillistä palkanmaksuprosessia. Kirjanpitäjän pitää seurata jokaisen yhtiömiehen yksityistiliä erikseen, ja tase jakautuu vastuunalaisten ja äänettömien yhtiömiesten pääomapanoksiin omina erinään.
Kahdenkertainen kirjanpito on henkilöyhtiölle pakollinen kirjanpitolain mukaan, aivan kuten osakeyhtiöllekin. Ero syntyy siinä, miten oma pääoma ja tulos kohdistetaan yhtiömiehille – tätä ei osakeyhtiössä tarvitse tehdä lainkaan, koska osakeyhtiön tulos jää yhtiölle itselleen.
Yksityisotot ja yksityissijoitukset – yleisin sekaannuksen aihe
Yksityisotto tarkoittaa, että yhtiömies nostaa yhtiöstä rahaa tai tavaraa omaan käyttöönsä. Yksityissijoitus on päinvastainen liike: yhtiömies laittaa omaa rahaa yhtiöön. Molemmat kirjataan yhtiömiehen omalle pääomatilille, eivät tuloslaskelmaan.
Tässä tapahtuu käytännössä paljon virheitä. Moni yrittäjä sekoittaa yksityisoton palkkaan ja yrittää vähentää sen yhtiön kuluna – näin ei voi tehdä, koska yksityisotto ei ole veronalaista palkkaa eikä yhtiön vähennyskelpoinen kulu. Toinen yleinen virhe on, että yksityisottoja ei kirjata reaaliajassa, vaan ne kasautuvat tilikauden lopulle yhdeksi isoksi kirjaukseksi. Silloin yhtiömiehen pääomatili voi äkkiä näyttää negatiiviselta, mikä vaikuttaa suoraan yhtiön vakavaraisuuteen ja voi olla ongelma esimerkiksi rahoitusneuvotteluissa.
Kolmas sudenkuoppa liittyy äänettömään yhtiömieheen: hänen panoksensa on eri luonteinen kuin vastuunalaisen yhtiömiehen, ja äänettömälle yhtiömiehelle maksettava voitto-osuus lasketaan usein kiinteänä korkoprosenttina pääomapanokselle yhtiösopimuksen mukaisesti, ei samalla tavalla vapaasti kuin vastuunalaisten kesken.
Tulosjako ja verotus – näin raha kulkee yhtiöstä yhtiömiehelle
Henkilöyhtiö ei itse maksa tuloveroa elinkeinotoiminnan tuloksesta samalla tavalla kuin osakeyhtiö maksaa yhteisöveroa. Sen sijaan yhtiön verovuoden tulos jaetaan yhtiömiesten kesken yhtiösopimuksessa sovitussa suhteessa, ja kukin yhtiömies maksaa tulo-osuudestaan veroa omassa verotuksessaan – osin pääomatulona, osin ansiotulona, riippuen yhtiömiehen nettovarallisuusosuudesta yhtiössä.
Käytännön esimerkki havainnollistaa tätä. Kaksi yhtiömiestä pyörittää kommandiittiyhtiötä, jonka verovuoden tulos on 60 000 euroa. Yhtiösopimuksen mukaan vastuunalainen yhtiömies saa 70 % ja äänetön yhtiömies 30 % tuloksesta ennen äänettömän yhtiömiehen kiinteää voitto-osuutta. Äänettömälle on sovittu 8 %:n vuotuinen korko 20 000 euron pääomapanokselle eli 1 600 euroa, ja loppuosa jaetaan sovitussa suhteessa. Kirjanpitäjän tehtävä on laskea nämä osuudet oikein ja varmistaa, että jako näkyy sekä kirjanpidossa että veroilmoituksella yhdenmukaisesti.
Tässä kohtaa kannattaa olla tarkkana yhtiösopimuksen kanssa – jos jakoperustetta ei ole kirjattu selvästi, verottaja voi kyseenalaistaa jaon ja vaatia sitä tehtäväksi yhtiömiesten lukumäärän mukaan tasan. Tulo-osuuksien oikea käsittely ja yrittäjän kokonaistulonjako kannattaa käydä läpi tilitoimiston kanssa, sillä siihen liittyy samoja valintoja kuin muissakin yritysmuodoissa, ks. yrittäjän tulonjako – palkka, osinko vai yksityisotto.
Tilinpäätös ja tase henkilöyhtiössä
Henkilöyhtiön tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman ja tarvittavat liitetiedot samaan tapaan kuin muillakin kirjanpitovelvollisilla. Pienissä henkilöyhtiöissä liitetietovaatimukset ovat suppeammat kuin osakeyhtiöissä, mutta taseen oma pääoma -osio on rakenteeltaan erilainen: siellä näkyvät erikseen kunkin yhtiömiehen pääomapanos, kertyneet voitto-osuudet ja tehdyt yksityisotot.
Tilikauden pituus on yleensä 12 kuukautta, ja tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Monelle pienelle avoimelle yhtiölle riittää peruskirjanpito ilman tilintarkastusvelvollisuutta, sillä tilintarkastuslain raja-arvot (liikevaihto, tase, henkilöstömäärä) ylittyvät harvoin pienissä henkilöyhtiöissä. Jos rajat kuitenkin ylittyvät kahtena peräkkäisenä tilikautena, tilintarkastaja on valittava.
Yleisimmät virheet henkilöyhtiön kirjanpidossa
Käytännössä samat virheet toistuvat toimistosta toiseen. Ensinnäkin yksityisottoja ja -sijoituksia ei eroteta selkeästi yhtiömieskohtaisesti, jolloin tilinpäätöksessä ei nähdä, kuka on ottanut yhtiöstä liikaa suhteessa omaan panokseensa.
Toiseksi äänettömän yhtiömiehen voitto-osuus lasketaan väärin – esimerkiksi kokonaistuloksesta suoraan prosenttiosuutena, vaikka yhtiösopimus edellyttäisi ensin kiinteän koron laskemista pääomapanokselle. Kolmanneksi moni yhtiö unohtaa päivittää yhtiösopimuksen, kun yhtiömies vaihtuu tai pääomapanosta muutetaan, jolloin kirjanpito ja sopimus ajautuvat ristiriitaan – tämä näkyy usein vasta verotarkastuksessa.
Yleinen myytti on myös se, että henkilöyhtiössä yhtiömies voisi ”maksaa itselleen palkkaa” samalla tavalla kuin osakeyhtiön osakas-toimitusjohtaja. Näin ei ole: vastuunalaiselle yhtiömiehelle ei makseta TyEL-palkkaa yhtiöstä, vaan hänen sosiaaliturvansa perustuu YEL-vakuutukseen, ja rahannosto tapahtuu yksityisottoina, ei palkanmaksuna.
UKQ
Tarvitseeko avoin yhtiö kahdenkertaisen kirjanpidon?
Kyllä. Kirjanpitolaki edellyttää kahdenkertaista kirjanpitoa kaikilta avoimilta yhtiöiltä ja kommandiittiyhtiöiltä riippumatta yhtiön koosta, toisin kuin osalta ammatinharjoittajista.
Voiko äänetön yhtiömies tehdä yksityisottoja?
Äänettömän yhtiömiehen asema on eri kuin vastuunalaisen: hän saa yleensä vain yhtiösopimuksessa sovitun voitto-osuuden, ei vapaita yksityisottoja samaan tapaan kuin vastuunalainen yhtiömies. Yhtiösopimus ratkaisee tarkat ehdot tapauskohtaisesti.
Miten yksityisotot vaikuttavat yhtiömiehen verotukseen?
Yksityisotto itsessään ei ole veronalaista tuloa, vaan omaisuuden siirtoa yhtiöltä yhtiömiehelle. Verotettava tulo muodostuu yhtiön verovuoden tulososuudesta, joka jaetaan yhtiösopimuksen mukaisesti riippumatta siitä, onko rahaa tosiasiassa nostettu yksityisottona.
Yhteenveto
Henkilöyhtiön kirjanpito vaatii tarkkaa yhtiömieskohtaista seurantaa ja yhtiösopimuksen tuntemista paremmin kuin osakeyhtiön kirjanpito yleensä edellyttää. Yksityisottojen erottaminen palkasta, äänettömän yhtiömiehen voitto-osuuden oikea laskenta ja tulosjaon dokumentointi ovat asioita, joissa pienikin huolimattomuus näkyy suoraan verotuksessa ja taseen luotettavuudessa.
Koska henkilöyhtiön rakenne ja yhtiömiesten keskinäiset sopimukset vaihtelevat paljon tapauskohtaisesti, kannattaa kirjanpidon perusperiaatteet käydä läpi ensin yleisellä tasolla, ks. kirjanpidon perusteet yrittäjälle, ja verrata sitä toiminimen kirjanpitoon, jos yritysmuotoa vasta harkitaan, ks. toiminimen kirjanpito yksinyrittäjälle. Yksilöllisissä tulonjako- ja verokysymyksissä kannattaa aina kääntyä tilitoimiston tai veroasiantuntijan puoleen, sillä yhtiösopimuksen yksityiskohdat vaikuttavat suoraan siihen, miten kirjanpito ja verotus tulee käytännössä hoitaa.