Laskutuksen ulkoistaminen sopii yrittäjälle, jonka myyntilaskut lähtevät myöhässä, maksut jäävät seuraamatta ja kuun lopussa kukaan ei tiedä, kuka asiakkaista on maksamatta. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä laskutuksen ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa, miten myyntilaskut ja myyntireskontra kannattaa jakaa yrityksen ja tilitoimiston välillä ja mitä palvelu tyypillisesti maksaa. Tavoitteena on, että rahat tulevat tilille nopeammin ja yrittäjän aikaa vapautuu itse työhön.
Mitä laskutuksen ulkoistaminen tarkoittaa käytännössä
Laskutuksen ulkoistamisessa tilitoimisto tai erillinen laskutuspalvelu laatii ja lähettää yrityksen myyntilaskut sovitun aineiston perusteella. Aineisto voi olla tuntiraportti, työmaakohtainen lista, verkkokaupan tilausdata tai yksinkertainen sähköposti, jossa kerrotaan asiakas, tuote ja hinta.
Laskutus ja myyntireskontra kulkevat käsi kädessä. Reskontra on avointen myyntisaamisten luettelo: mikä lasku on lähetetty, milloin se erääntyy ja onko se maksettu. Jos laskutus ulkoistetaan mutta reskontraa ei seurata, saatavat jäävät edelleen kenenkään valvomatta.
Palvelutasoja on karkeasti kolme. Kevyimmässä yrittäjä laatii laskut itse ohjelmistossa, ja tilitoimisto täsmäyttää maksut ja seuraa reskontraa. Keskitasolla tilitoimisto myös laatii ja lähettää laskut. Laajimmassa paketissa mukana ovat maksumuistutukset, perintään siirto ja kuukausittainen raportti avoimista saatavista.
Myyntilaskujen vaatimukset ja verkkolaskutus
Arvonlisäverolaki määrää laskun pakolliset tiedot: myyjän y-tunnus, laskun päiväys ja juokseva numero, ostajan nimi ja osoite, myytyjen tavaroiden tai palveluiden määrä ja laatu, veroton hinta, verokanta ja veron määrä. Käänteisen arvonlisäveron kauppoihin tarvitaan lisäksi maininta ostajan verovelvollisuudesta ja ostajan y-tunnus. Rakennusalalla ja EU-myynnissä tämä unohtuu yllättävän usein.
Suomessa yrityksellä on oikeus vaatia toiselta yritykseltä verkkolasku, jos laskuttavan yrityksen liikevaihto ylittää 10 000 euroa vuodessa. Isot asiakkaat kuten kunnat, julkinen sektori ja pörssiyhtiöt eivät käytännössä ota vastaan PDF-laskuja lainkaan. Ulkoistettu laskutus hoitaa verkkolaskuosoitteet, OVT-tunnukset ja välittäjätunnukset puolestasi. Verkkolaskun käyttöönotosta kerrotaan tarkemmin artikkelissa verkkolaskut ja niiden käyttöönotto yrityksessä.
Tyypillisiä ohjelmistoja ovat Netvisor, Procountor ja Fennoa, joissa laskutus, reskontra ja kirjanpito ovat samassa järjestelmässä. Pankkitapahtumat kohdistuvat viitenumeron perusteella automaattisesti avoimiin laskuihin, joten käsin tehtävää jää vähän.
Myyntireskontran hoito ja maksujen valvonta
Kokenut kirjanpitäjä katsoo reskontrasta ensimmäiseksi ikäjakauman: kuinka paljon saatavista on erääntynyt 1-14 päivää, 15-30 päivää ja yli 60 päivää sitten. Jos yli 60 päivää vanhoja saatavia on paljon, ongelma ei ole enää laskutuksessa vaan asiakasvalinnassa tai maksuehdoissa.
Hyvin hoidettu reskontra paljastaa myös kohdistamattomat suoritukset. Asiakas on maksanut ilman viitettä, kahden laskun summan yhdellä kertaa tai väärän summan. Nämä vaativat käsityötä, ja juuri tässä ulkoistetusta palvelusta on eniten hyötyä.
Viivästyskorko on yritysten välisissä kaupoissa viitekorko lisättynä 8 prosenttiyksiköllä. Perintälain mukaan elinkeinonharjoittajalta voi lisäksi periä 40 euron kiinteän korvauksen perintäkuluista, kun maksu on myöhässä. Kuluttaja-asiakkaiden muistutus- ja perintäkuluissa on tiukemmat enimmäismäärät, ja niitä ei pidä sekoittaa B2B-käytäntöön.
Käytännön esimerkki on tuttu monelle palvelualan osakeyhtiölle. Konsulttiyrityksen omistaja laskuttaa illalla viikonlopun jälkeen, joskus kahden viikon viiveellä. Kun laskutus siirtyy tilitoimistolle ja laskut lähtevät aina kuun viimeisenä arkipäivänä tuntiraportin perusteella, rahat tulevat tilille keskimäärin 10-20 päivää aiemmin. Kassavirran kannalta tämä voi olla merkittävämpää kuin hinnankorotus. Aiheesta lisää artikkelissa kassavirran hallinta pk-yrityksessä.
Mitä laskutuksen ulkoistaminen maksaa
Hinnoittelu vaihtelee tilitoimistoittain, mutta tyypillisiä malleja on kolme. Laskukohtaisessa hinnoittelussa yksittäinen lasku maksaa usein 2-8 € sisältäen lähetyksen, ja paperilaskusta peritään erikseen postituskulut. Kuukausipaketeissa laskutus ja reskontra sisältyvät kiinteään hintaan tiettyyn laskumäärään asti, esimerkiksi 20-50 laskua kuukaudessa. Tuntiveloituksella tehdään yleensä muistutukset, kohdistusselvitykset ja asiakasreklamaatiot, tuntihinta on tavallisesti 50-90 € + alv.
Pienellä toiminimellä, joka lähettää 5 laskua kuukaudessa, oma laskutus ohjelmistossa on yleensä järkevin vaihtoehto. Kun laskuja on yli 30 kuukaudessa tai asiakkaina on paljon julkisia organisaatioita, ulkoistus maksaa itsensä takaisin nopeasti.
Yleisimmät virheet laskutuksen ulkoistamisessa
Ensimmäinen virhe on se, ettei vastuunjakoa kirjata ylös. Yrittäjä olettaa tilitoimiston lähettävän muistutukset, tilitoimisto olettaa yrittäjän hoitavan asiakassuhteet. Kolmen kuukauden päästä 8 000 euron lasku on yhä maksamatta, eikä kukaan ole soittanut asiakkaalle.
Toinen virhe on puutteellinen laskutusaineisto. Jos tilitoimisto saa tiedon ”laskuta Virtasta remontista”, lasku viivästyy kyselyjen takia. Toimiva malli on vakiolomake tai ohjelmiston laskuluonnos, johon yrittäjä täyttää rivit ja tilitoimisto viimeistelee.
Kolmas virhe koskee hyvityslaskuja. Väärää laskua ei poisteta eikä muokata jälkikäteen, vaan tehdään hyvityslasku ja tarvittaessa uusi lasku. Poistettu lasku rikkoo numerojärjestyksen, ja verotarkastuksessa aukot numeroinnissa herättävät aina kysymyksiä.
Myytti: tilitoimisto valvoo saatavat automaattisesti
Moni yrittäjä uskoo, että kun kirjanpito on tilitoimistossa, myös maksamattomat laskut ovat jonkun valvonnassa. Peruskirjanpitopaketti sisältää yleensä vain maksujen kirjaamisen, ei aktiivista saatavien seurantaa, muistutuksia tai yhteydenpitoa asiakkaisiin.
Reskontran valvonta on erillinen tehtävä, joka pitää sopia erikseen ja kirjata toimeksiantosopimukseen. Kysy tilitoimistolta suoraan, kuka lähettää muistutuksen, missä vaiheessa saatava siirtyy perintään ja kuka päättää luottotappion kirjaamisesta. Laajemmin palvelun sisällöstä kerrotaan artikkelissa tilitoimiston tehtävät.
Poikkeuksiakin on. Jos yrityksellä on factoring-sopimus, saatavat on siirretty rahoitusyhtiölle, ja maksujen valvonta on silloin rahoittajan vastuulla. Reskontraan ne kuitenkin kirjataan edelleen, ja täsmäytys factoring-yhtiön tilitysten kanssa on oma työvaiheensa.
UKK
Voiko laskutuksen ulkoistaa, vaikka kirjanpito hoidetaan itse?
Voi. Erilliset laskutuspalvelut ja osa tilitoimistoista tarjoavat pelkkää laskutusta ja reskontraa. Käytännössä toimivinta on silti pitää laskutus ja kirjanpito samassa järjestelmässä, jotta myyntisaamiset täsmäävät tilinpäätöksessä ilman käsityötä.
Kuka on vastuussa, jos ulkoistettu lasku on virheellinen?
Kirjanpitolain ja arvonlisäverolain mukaiset velvoitteet säilyvät aina yrityksellä itsellään. Tilitoimiston vastuu määräytyy toimeksiantosopimuksen ja esimerkiksi Taloushallintoliiton yleisten sopimusehtojen mukaan, joten vastuunjako kannattaa lukea ennen allekirjoitusta.
Milloin saatava kannattaa kirjata luottotappioksi?
Kun saatavan lopullinen menetys on todennäköinen, esimerkiksi ulosoton varattomuusestetodistuksen tai velallisen konkurssin jälkeen. Arvonlisäveron palautuksella on omat edellytyksensä, joten yksittäistapauksissa kannattaa kysyä kirjanpitäjältä tai Verohallinnosta.
Lopuksi: sovi vastuunjako ennen kuin ulkoistat
Laskutuksen ulkoistaminen nopeuttaa rahavirtaa vain, jos aineisto liikkuu ajallaan ja reskontran valvonnasta on sovittu selvästi. Aloita kirjaamalla, kuka laatii laskut, kuka lähettää muistutukset ja milloin saatava siirtyy perintään. Pyydä tilitoimistolta kuukausittain avointen saatavien ikäjakauma ja käy se läpi 10 minuutissa. Yrityksen omat vero- ja sopimuskysymykset, kuten luottotappiot, factoring tai kansainvälinen laskutus, kannattaa käydä läpi oman tilitoimiston tai veroasiantuntijan kanssa.