Ostolaskujen käsittelyn ulkoistaminen kannattaa harkita, jos laskuja tulee kymmeniä tai satoja kuukaudessa ja niiden kierrättäminen vie yrittäjän ja esihenkilöiden aikaa varsinaiselta työltä. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten ulkoistettu ostolaskuprosessi toimii, kuka hyväksyy mitäkin, mitä palvelu tyypillisesti maksaa ja missä kohdin asiat useimmiten menevät pieleen. Kun prosessi toimii, laskut maksetaan ajallaan, alv-vähennykset osuvat oikealle kaudelle ja kirjanpito valmistuu ilman kuun lopun kiirettä.
Mitä ostolaskujen käsittelyn ulkoistaminen tarkoittaa käytännössä
Ulkoistetussa mallissa tilitoimisto ottaa laskut vastaan, tarkistaa niiden muodolliset tiedot, esitiliöi ne ja lähettää ne kiertoon yrityksen omille tarkastajille. Kun lasku on hyväksytty, tilitoimisto siirtää sen maksuun ja kirjaa sen kirjanpitoon. Yritykselle jää vain se osa, jota kukaan ulkopuolinen ei voi tehdä: sen varmistaminen, että tavara tai palvelu on todella saatu ja hinta vastaa sovittua.
Yleinen väärinkäsitys on, että ulkoistus siirtää myös vastuun tilitoimistolle. Näin ei ole. Kirjanpitovelvollinen vastaa kirjanpidostaan itse, ja osakeyhtiölain mukaan hallitus huolehtii siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty. Tilitoimisto ei pysty tietämään, saapuiko 40 lavaa laattoja työmaalle vai vain 35. Siksi asiatarkastus ja hyväksyntä pysyvät aina yrityksen sisällä.
Laskun kierto vaiheittain
Toimiva ostolaskuprosessi etenee samassa järjestyksessä riippumatta siitä, onko käytössä Procountor, Netvisor, Fennoa vai Heeros:
1. Vastaanotto: verkkolaskut tulevat operaattorin kautta suoraan järjestelmään, ja paperilaskut ohjataan skannauspalveluun, jossa tekstintunnistus lukee niistä tiedot.
2. Esitarkastus ja tiliöinti: kirjanpitäjä tarkistaa Y-tunnuksen, alv-erittelyn ja maksutiedot ja esitiliöi laskun oikealle tilille ja kustannuspaikalle.
3. Asiatarkastus: tilaaja kuittaa, että toimitus vastaa tilausta.
4. Hyväksyntä: budjettivastuussa oleva henkilö hyväksyy laskun maksettavaksi.
5. Maksu ja kirjaus: lasku menee sovittuun maksuajoon ja kirjautuu kirjanpitoon.
Kokenut kirjanpitäjä rakentaa kierron niin, että vaiheet 3 ja 4 hoituvat puhelimella parissa minuutissa. Useimmissa ohjelmistoissa on mobiilisovellus, josta laskun ja sen liitteet näkee suoraan. Jos ohjelmisto on vielä valitsematta, kannattaa lukea, mitä sähköisen taloushallinnon ohjelmistoissa kannattaa vertailla ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Hyväksyntäoikeudet ja euromääräiset rajat
Ajatellaan tamperelaista rakennusalan osakeyhtiötä, jossa on 15 työntekijää ja noin 250 ostolaskua kuukaudessa. Työnjohtajat tarkastavat oman työmaansa laskut, ja alle 2 000 euron laskut he voivat myös hyväksyä itse. Väliltä 2 000-10 000 € hyväksyjänä on vastaava työnjohtaja, ja yli 10 000 euron laskut menevät toimitusjohtajalle. Rakennusalalla mukana on lisäksi käännetty arvonlisävero, joten esitiliöinnissä pitää tunnistaa, mitkä laskut kuuluvat käännetyn verovelvollisuuden piiriin.
Tärkein periaate on niin sanottu neljän silmän sääntö. Sama henkilö ei saisi tilata, tarkastaa ja hyväksyä samaa laskua. Pienessä yrityksessä tähän ei aina ole henkilöitä, mutta silloinkin toimitusjohtajan olisi hyvä katsoa suurimmat laskut läpi.
Toistuvat laskut ovat poikkeus. Toimitilavuokra, sähkö ja ohjelmistolisenssit voidaan asettaa automaattihyväksyntään, kunhan summa pysyy sopimuksen mukaisena. Jos summa muuttuu, lasku palaa normaaliin kiertoon.
Standardimalli ei sovi kaikille. Toiminimiyrittäjän, jolle tulee 10-15 laskua kuukaudessa, ei kannata rakentaa monivaiheista kiertoa. Hänelle riittää, että laskut tulevat verkkolaskuina tilitoimiston kanssa jaettuun järjestelmään ja hän hyväksyy ne itse.
Mitä ulkoistettu ostoreskontra maksaa
Hinnoittelu vaihtelee toimistoittain, mutta yleisimmin ostolaskut hinnoitellaan kappalehinnalla, joka on tyypillisesti 1-4 € laskulta, tai ne sisältyvät kuukausipakettiin tiettyyn laskumäärään asti. Esimerkiksi 100 laskua kuukaudessa noin 2 euron kappalehinnalla tarkoittaa noin 200 € kuukaudessa pelkästä ostolaskujen käsittelystä.
Lisäksi kertyy ohjelmiston käyttäjäkohtaisia maksuja ja verkkolaskujen vastaanottomaksuja. Paperilaskujen skannaus on lähes aina erikseen hinnoiteltua ja selvästi verkkolaskua kalliimpaa. Ammattilainen pyytää tarjousvaiheessa hinnan erikseen verkkolaskuille, PDF-laskuille ja paperilaskuille, koska jakauma vaikuttaa kokonaishintaan enemmän kuin moni arvaa. Moni yritys ulkoistaa samalla myös myyntilaskutuksen ja myyntireskontran, jolloin molemmat reskontrat ovat saman toimiston hoidossa.
Yleisimmät virheet ostolaskujen kierrossa
Laskut hajautuvat sähköposteihin. Toimittaja lähettää PDF:n tilaajan henkilökohtaiseen sähköpostiin, ja lasku jää sinne. Eräpäivän jälkeen tulee maksumuistutus, ja viivästyskorkoa kertyy viitekorko plus 8 prosenttiyksikköä. Sähköpostilla lähetetty PDF ei myöskään ole verkkolasku, vaikka niin usein luullaan. Laki sähköisestä laskutuksesta antaa yritykselle oikeuden pyytää toiselta elinkeinonharjoittajalta verkkolaskua, kun laskuttajan liikevaihto on yli 10 000 €. Lisää aiheesta artikkelissa verkkolaskujen käyttöönotosta.
Sijaisuudet puuttuvat. Heinäkuussa hyväksyjä on lomalla, eikä järjestelmään ole määritelty varahenkilöä. Laskut jumittuvat 3-4 viikoksi, ja elokuun alussa maksuun menee kerralla kuukauden laskut viivästyskorkoineen.
Hyväksyntä pelkkänä kuittauksena. Laskuja hyväksytään puhelimella tarkistamatta tilausta tai toimitusta. Erityisen riskialttiita ovat laskut, joissa toimittajan tilinumero on vaihtunut. Huijauslaskut kopioivat usein todellisen toimittajan ulkoasun, joten tilinumeron muutos kannattaa aina varmistaa soittamalla toimittajalle tunnettuun numeroon.
UKK
Voiko tilitoimisto hyväksyä ostolaskut yrityksen puolesta?
Tilitoimisto voi hoitaa maksamisen pankkivaltuuksin, mutta asiasisällön hyväksyntä kuuluu yritykselle. Tilitoimisto ei voi tietää, onko palvelu toimitettu sovitusti, eikä se voi kantaa vastuuta yrityksen hankintapäätöksistä.
Kuinka kauan ostolaskut pitää säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan tositteet, kuten ostolaskut, säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Tilinpäätös ja kirjanpitokirjat säilytetään 10 vuotta. Sähköinen säilytys riittää, kun aineisto on muuttumattomana ja tarvittaessa tulostettavissa.
Kannattaako ulkoistus, jos laskuja tulee vain vähän?
Kun laskuja tulee alle 20 kuukaudessa, erillinen kierto tuo harvoin hyötyä. Tällöin riittää yleensä, että laskut tulevat verkkolaskuina suoraan kirjanpito-ohjelmaan ja yrittäjä hyväksyy ne itse.
Näin pääset alkuun
Aloita selvittämällä, kuinka monta ostolaskua yritykseen tulee kuukaudessa, missä muodossa ne tulevat ja kuka ne tällä hetkellä hyväksyy. Pyydä sen jälkeen toimittajia siirtymään verkkolaskuihin ja sovi tilitoimiston kanssa hyväksyntärajat, sijaiset ja maksuajojen rytmi, esimerkiksi kerran viikossa tiistaisin. Hyväksyntäoikeuksiin ja alv-käsittelyyn liittyvät yrityskohtaiset kysymykset kannattaa käydä läpi oman tilitoimiston tai veroasiantuntijan kanssa ennen kierron käynnistämistä, koska oikea ratkaisu riippuu yrityksen toimialasta, koosta ja organisaatiosta.