Jokainen yrittäjä kerää kuitteja, ostolaskuja ja myyntilaskuja, ja niiden huolellinen tositteiden käsittely ratkaisee, kuinka sujuvasti kirjanpito ja arvonlisäveron ilmoittaminen etenevät. Tämä artikkeli on tarkoitettu toiminimiyrittäjälle, osakeyhtiön omistajalle ja yhdistyksen rahastonhoitajalle, joiden kuitit päätyvät liian usein auton hansikaslokeroon tai sähköpostin syövereihin. Kun tositteet kulkevat oikein ja ajallaan, tilitoimisto käyttää niihin vähemmän aikaa. Kuukausilasku pienenee ja verovähennykset eivät jää käyttämättä.
Mikä on tosite ja mitä siinä pitää olla
Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen. Ilman tositetta ei ole kirjausta. Tositteet jaetaan karkeasti kolmeen ryhmään: myyntitositteisiin, ostotositteisiin ja muistiotositteisiin, joita käytetään esimerkiksi jaksotuksissa tai omaan käyttöön otetuissa tavaroissa.
Ostotositteesta on käytävä ilmi myyjän nimi ja Y-tunnus, päivämäärä, ostettu tavara tai palvelu, veroton hinta sekä arvonlisäveron määrä verokannoittain. Arvonlisäverolaki sallii yksinkertaistetun laskun, kun summa on enintään 400 euroa verollisena. Silloin ostajan tiedot voivat puuttua, mutta alv-erittelyn on silti oltava mukana, jos haluat vähentää veron.
Pelkkä tieto ostosta ei aina riitä. Edustuskuluista kirjanpitäjä tarvitsee lisäksi merkinnän tilaisuuden tarkoituksesta ja osallistujista. Polttoainekuittiin kannattaa kirjoittaa ajoneuvon rekisterinumero, jos yrityksellä on useampi auto.
Myytti: paperikuitti on säilytettävä alkuperäisenä
Tämä väärinkäsitys elää sitkeästi, ja siksi monen yrittäjän varastossa on mappikaupalla haalistuvia kassakuitteja. Kirjanpitolaki sallii tositteiden säilyttämisen sähköisessä muodossa, kunhan aineisto pysyy muuttumattomana ja sen saa tarvittaessa luettavaan muotoon. Selkeä valokuva tai skannaus korvaa paperisen kuitin, ja paperin voi hävittää.
Sähköinen tallennus on usein jopa luotettavampaa. Lämpöpaperille tulostettu kassakuitti voi haalistua lukukelvottomaksi 1-2 vuodessa, varsinkin jos se on säilytetty lämpimässä. Verotarkastuksessa lukukelvoton kuitti vastaa puuttuvaa kuittia.
Toinen yleinen myytti koskee pankin tiliotetta. Tiliotteelta näkyy, että rahaa on maksettu, mutta se ei kerro, mitä ostettiin tai kuinka paljon arvonlisäveroa summaan sisältyi. Alv-vähennys edellyttää kuittia tai laskua.
Sähköinen tositteiden käsittely käytännössä
Useimmissa kirjanpito-ohjelmissa, kuten Procountorissa, Netvisorissa ja Fennoassa, on mobiilisovellus tai sähköpostiosoite kuittien vastaanottoa varten. Kuitti kuvataan heti ostotilanteessa, siihen lisätään lyhyt selite ja se lähtee suoraan ohjelmaan kirjanpitäjän käsiteltäväksi. Holvin kaltaisissa yritystileissä kuva liitetään suoraan korttitapahtumaan.
Kokenut kirjanpitäjä neuvoo asiakasta yhdellä periaatteella: kuitti kuvataan samana päivänä. Kun kuvaaminen siirtyy kuun loppuun, puolet kuiteista on kadonnut ja loput ovat rypistyneitä. Kolme sekuntia kassajonossa säästää puoli tuntia etsimistä myöhemmin.
Ostolaskujen osalta tavoitteena on verkkolasku. Laki sähköisestä laskutuksesta antaa yritykselle oikeuden vaatia toiselta yritykseltä verkkolaskun, jos laskuttajan liikevaihto on yli 10 000 euroa vuodessa. Verkkolasku kulkee suoraan kirjanpito-ohjelmaan ilman käsityötä, ja käyttöönotosta kerrotaan tarkemmin artikkelissa verkkolaskut ja niiden käyttöönotto yrityksessä. Kun laskuja tulee kymmeniä kuukaudessa, sähköinen kierto ja hyväksyntä ovat tärkeitä. Vaihtoehtoja on käsitelty kirjoituksessa ostolaskujen käsittelyn ulkoistaminen.
Sähköinen arkisto ja säilytysajat
Kirjanpitolain mukaan tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätös, päiväkirja, pääkirja ja tililuettelo säilytetään 10 vuotta. Tilikaudelta 2026 tositteita on siis säilytettävä vuoden 2032 loppuun asti.
Sähköinen arkisto on yleensä osa kirjanpito-ohjelmaa, mutta siihen liittyy yksi tärkeä poikkeus. Jos vaihdat ohjelmaa tai tilitoimistoa, vanha aineisto ei siirry automaattisesti mukana. Pyydä vanhat tilikaudet ladattavaksi luettavassa muodossa, esimerkiksi PDF:nä ja arkistotiedostona, tai varmista, että lukuoikeus vanhaan ohjelmaan säilyy koko säilytysajan. Lisätietoa löydät artikkelista kirjanpitoaineiston säilytysajat.
Aineiston voi säilyttää myös toisessa EU-maassa sijaitsevalla palvelimella, kunhan siihen pääsee käsiksi Suomesta. EU:n ulkopuolella sijaitsevaa säilytystä koskevat lisäehdot, joten sellaisessa tilanteessa kannattaa kysyä neuvoa tilitoimistolta.
Yleisimmät virheet tositteiden käsittelyssä
Ensimmäinen virhe on maksukorttikuitin toimittaminen ostokuitin sijaan. Korttipäätteen tulosteessa näkyy vain summa, ei tuotteita eikä alv-erittelyä. Vähennys voi jäädä saamatta, ja verotarkastuksessa kulu voidaan katsoa yksityismenoksi.
Toinen virhe on se, että samassa kuitissa on sekä yrityksen että yksityisiä ostoksia. Tämä on tavallista rautakaupassa ja ruokakaupassa. Merkitse kuittiin selvästi, mitkä rivit kuuluvat yritykselle. Vielä parempi tapa on maksaa ostokset erikseen eri korteilla.
Kolmas virhe on ulkomaisten verkkopalveluiden, kuten ohjelmisto- ja mainospalveluiden, laskujen unohtaminen. Ne tulevat usein vain sähköpostiin tai palvelun omaan käyttöliittymään. Ilman tositetta käänteinen arvonlisävero jää ilmoittamatta kausiveroilmoituksella, ja virhe paljastuu vasta tilinpäätöksessä.
Miten tositteet vaikuttavat tilitoimiston hintaan
Moni tilitoimisto hinnoittelee kuukausipaketin tositemäärän mukaan. Pienen toiminimen paketti voi kattaa esimerkiksi 20-50 tositetta kuukaudessa. Jos tositteita on enemmän, laskutetaan lisämaksu tai tuntiveloitus. Paperiset tositteet ovat lähes aina kalliimpia käsitellä kuin sähköiset, ja osa sähköisistä tilitoimistoista ei ota paperia vastaan lainkaan.
Rajatapauksissa sähköistäminen ei aina ole kannattavaa. Pienen yhdistyksen, jolla on vuodessa 30 tositetta, ei välttämättä kannata maksaa ohjelmistosta kuukausimaksua. Silloin siisti kansio ja vuosittain skannatut kuitit voivat riittää. Ammattilainen arvioi ensin, kuinka paljon tositteita syntyy, ja valitsee vasta sitten työkalun.
UKK
Saako paperikuitin heittää pois, kun siitä on otettu kuva?
Kyllä, jos kuva on selkeä, kaikki tiedot ovat luettavissa ja kuva on tallennettu järjestelmään, jossa sitä ei voi muuttaa jälkikäteen ja josta se säilyy koko säilytysajan.
Mitä teen, jos kuitti on kadonnut?
Pyydä myyjältä kopio tai lataa lasku verkkopalvelusta. Jos se ei onnistu, laadi muistiotosite, jossa kerrot ostoksen tiedot, ja liitä siihen tiliote. Kulun voi silloin yleensä vähentää tuloverotuksessa, mutta arvonlisäveroa ei voi vähentää ilman asianmukaista tositetta.
Kuinka kauan sähköisiä tositteita pitää säilyttää?
Yhtä kauan kuin paperisia: tositteita vähintään 6 vuotta ja tilinpäätöstä sekä pääkirjaa 10 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta.
Yhteenveto: tositteet kuntoon pienillä rutiineilla
Toimiva tositteiden käsittely perustuu kolmeen tapaan: kuitti kuvataan heti, ostolaskut pyydetään verkkolaskuina ja arkisto varmistetaan ennen ohjelman tai tilitoimiston vaihtoa. Näillä rutiineilla kirjanpito pysyy ajan tasalla ja verotarkastukseen voi suhtautua rauhallisesti. Säännöt ja käytännöt vaihtelevat toimialan ja yritysmuodon mukaan, joten yrityksesi omista tositekäytännöistä kannattaa sopia tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa.