Taloyhtiön kirjanpito eroaa tavallisen yrityksen kirjanpidosta enemmän kuin moni hallituksen jäsen tai uusi isännöitsijä odottaa. Tämä artikkeli on tarkoitettu asunto-osakeyhtiöiden ja kiinteistöyhtiöiden hallituksille sekä pienille kiinteistösijoittajille, jotka haluavat ymmärtää, mitä kirjanpidossa tapahtuu ja miksi. Kun tunnet erityispiirteet, osaat kysyä isännöitsijältä tai tilitoimistolta oikeat kysymykset ja huomaat virheet ennen kuin ne päätyvät yhtiökokouksen pöydälle.
Miksi taloyhtiön kirjanpito on omanlaisensa
Tavallinen osakeyhtiö tavoittelee voittoa. Asunto-osakeyhtiö ei tavoittele. Sen tehtävä on ylläpitää kiinteistöä ja kattaa kulut osakkailta perittävillä vastikkeilla, joten tavoitteena on käytännössä nollatulos.
Kirjanpidon pohjana on kirjanpitolaki samaan tapaan kuin muillakin yhtiöillä, mutta asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) tuo mukaan omia vaatimuksia. Tilinpäätös on laadittava 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja varsinainen yhtiökokous on pidettävä 6 kuukauden kuluessa. Toimintakertomuksessa on kerrottava muun muassa talousarvion toteutumisesta, rakennuksen kunnossapidosta ja tulevista korjaustarpeista. Tavallisen pienyrityksen tilinpäätöksessä tällaisia tietoja ei vaadita.
Hoitovastike, rahoitusvastike ja rahastointi
Taloyhtiön kirjanpidon tärkein erityispiirre liittyy vastikkeisiin. Hoitovastike kattaa juoksevat menot, kuten lämmityksen, siivouksen, isännöinnin ja vakuutukset. Rahoitusvastike taas kerätään lainojen lyhennyksiin ja korkoihin tai suoraan isompiin korjauksiin.
Rahoitusvastikkeille on kaksi kirjauskäytäntöä. Ne voidaan tulouttaa tuloslaskelmaan, jolloin niillä katetaan esimerkiksi rakennuksen poistoja. Vaihtoehtoisesti ne voidaan rahastoida taseen omaan pääomaan, jolloin ne eivät kasvata tulosta. Rahastoinnista päätetään yhtiökokouksessa, ja ratkaisulla on suora vaikutus verotukseen.
Moni yhtiö yllättyy, kun tuloutetut rahoitusvastikkeet kasvattavat tulosta, mutta poistoja ei ole tehty riittävästi. Tällöin syntyy verotettavaa tuloa ilman, että yhtiöllä on ylimääräistä rahaa.
Myytti: taloyhtiö ei koskaan maksa veroa
Usein ajatellaan, ettei asunto-osakeyhtiö maksa tuloveroa. Väite on väärä. Asunto-osakeyhtiö on yhteisö, ja jos sen verotettava tulos jää ylijäämäiseksi, siitä maksetaan yhteisöveroa 20 %. Ylijäämä voi syntyä esimerkiksi liiketilojen vuokratuloista, tuloutetuista rahoitusvastikkeista tai pitkään kertyneestä hoitovastikkeen ylijäämästä.
Kokenut kirjanpitäjä katsoo siksi jo ennen tilikauden loppua, paljonko poistoja tarvitaan tuloksen tasaamiseen. Asuinrakennuksen verotuksellinen enimmäispoisto on 4 % menojäännöksestä. Pienemmätkin poistot ovat sallittuja, jos tulos ei niitä vaadi.
Vuosikorjaus vai perusparannus
Remontit ovat kirjanpidon toinen kipupiste. Kun korjaus palauttaa rakennuksen ennalleen, kyse on yleensä vuosikorjauksesta, joka kirjataan kuluksi. Kun korjaus parantaa rakennusta alkuperäisestä tasosta, se on perusparannus ja aktivoidaan taseeseen poistettavaksi.
Käytännön esimerkki: Tamperelainen 24 huoneiston taloyhtiö teettää linjasaneerauksen, joka maksaa noin 1,2 miljoonaa euroa. Osa osakkaista maksaa lainaosuutensa kertasuorituksena, osa jää maksamaan rahoitusvastiketta 20-25 vuodeksi. Kirjanpitäjän on erotettava, mikä osa urakasta on putkien ja viemäreiden uusimista vastaavaan tasoon ja mikä esimerkiksi kylpyhuoneiden tasonnostoa. Lisäksi lainaosuussuoritukset on kohdistettava oikeille osakkaille ja huoneistoille. Jos jako tehdään huolimattomasti, virhe näkyy myöhemmin asuntokaupoissa isännöitsijäntodistuksen lainaosuuksissa.
Rajatapauksissa kannattaa kysyä verottajalta ennakkoratkaisua tai ainakin dokumentoida tulkinta huolellisesti. Verotarkastuksessa perusteltu ja kirjattu linjaus kestää paremmin kuin jälkikäteen keksitty selitys.
Kiinteistöosakeyhtiöt ja arvonlisävero
Kiinteistöyhtiöitä on kahta perustyyppiä. Keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö toimii hyvin samaan tapaan kuin taloyhtiö: osakkeet oikeuttavat hallitsemaan tiettyjä tiloja, ja kulut katetaan vastikkeilla. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että siihen sovelletaan asunto-osakeyhtiölakia. Ei-keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö taas vuokraa tilojaan ulkopuolisille ja toimii osakeyhtiölain alaisena tavallisena liiketoimintaa harjoittavana yhtiönä.
Kiinteistön käyttöoikeuden luovutus on lähtökohtaisesti arvonlisäverotonta. Kiinteistön omistaja voi kuitenkin hakeutua alv-velvolliseksi, jos vuokralainen käyttää tiloja omassa arvonlisäverollisessa toiminnassaan. Hakeutuminen kannattaa usein, koska silloin rakennuskustannusten ja korjausten arvonlisävero, nykyään 25,5 %, saadaan vähentää. Perusteet on käyty läpi myös artikkelissa arvonlisäveron perusteista.
Hakeutumiseen liittyy kuitenkin ansa. Kiinteistöinvestointien vähennyksiin sovelletaan 10 vuoden tarkistuskautta. Jos tila siirtyy tarkistuskauden aikana arvonlisäverottomaan käyttöön, esimerkiksi asunnoksi tai terveyspalveluyrityksen käyttöön, osa vähennetystä verosta joudutaan palauttamaan. Tarkistusvastuut on pidettävä erillisessä seurannassa, ja tieto on luovutettava ostajalle, jos kiinteistö myydään.
Asuntojen kohdalla tilanne on yksinkertaisempi. Asuinkäyttöön ei voi hakeutua alv-velvolliseksi, joten tavallinen taloyhtiö on arvonlisäveroton. Poikkeus syntyy, jos yhtiöllä on liiketiloja, joiden vuokraamisesta se on hakeutunut verovelvolliseksi.
Yleisimmät virheet taloyhtiön kirjanpidossa
Ensimmäinen tyypillinen virhe on talousarvion ja kirjanpidon tilikarttojen eriytyminen. Hallitus laatii talousarvion yhdellä jaottelulla, kirjanpito kirjataan toisella, eikä toteutumavertailusta saa selkoa. Asunto-osakeyhtiölaki edellyttää vertailua, joten tilikartta kannattaa rakentaa talousarvion mukaiseksi heti alussa.
Toinen virhe on vastikkeiden sekoittuminen. Kun rahoitusvastikkeella maksetaan esimerkiksi lumitöitä, osakkaiden lainaosuuksien laskenta menee pieleen. Lisäksi rahastointipäätös menettää merkityksensä.
Kolmas virhe on poistosuunnitelman unohtaminen. Monissa pienissä yhtiöissä poistoja tehdään sen mukaan, mitä tulos sattuu sallimaan, eikä taustalla ole selkeää suunnitelmaa. Kun yhtiö sitten tekee suuren remontin, aiemmat ratkaisut on vaikea perustella.
Kuka taloyhtiön kirjanpidon tekee ja mitä se maksaa
Suurimmassa osassa taloyhtiöitä kirjanpito kuuluu isännöintitoimiston palveluun. Isännöintitoimistoilla on käytössään alalle räätälöityjä järjestelmiä, joissa vastikereskontra, isännöitsijäntodistukset ja kirjanpito ovat samassa paketissa. Pienet, usein alle 10 huoneiston yhtiöt hoitavat isännöinnin joskus itse ja ulkoistavat vain kirjanpidon tilitoimistolle.
Pelkän kirjanpidon kuukausihinta vaihtelee pienessä yhtiössä tyypillisesti muutamista kymmenistä euroista noin 200 euroon. Hintaan vaikuttavat ostolaskujen määrä, vastikereskontran hoitaminen ja se, sisältyykö tilinpäätös hintaan. Linjasaneerauksen tai muun suurhankkeen aikana erillistä tuntityötä kertyy lähes aina. Kun pyydät tarjouksia, kysy erikseen, kuka hoitaa lainaosuuslaskennan ja kuka tekee verkkolaskutuksen urakoitsijoiden kanssa.
Tilintarkastus määräytyy yhtiön koon mukaan. Kun tilintarkastuslain raja-arvot ylittyvät, yhtiön on valittava tilintarkastaja, joka on HT tai KHT. Pienemmät yhtiöt voivat valita toiminnantarkastajan, jos yhtiöjärjestys tai yhtiökokous ei edellytä muuta. Rakennuksen tasearvon vuoksi moni taloyhtiö ylittää tasesumman raja-arvon, vaikka sen toiminta onkin pientä. Tarkista tilanne vuosittain ennen yhtiökokousta.
Tilitoimistoa valitessa auttaa kokemus muista yleishyödyllisistä yhteisöistä, ja osa käytännöistä on lähellä yhdistyksen kirjanpidon erityispiirteitä. Jos taas kiinteistöyhtiö harjoittaa liiketoimintaa, kirjanpitäjältä tarvitaan arvonlisäverotuksen ja kiinteistöinvestointien osaamista.
UKK
Pitääkö pienen taloyhtiön laatia tilinpäätös, vaikka toimintaa on vähän?
Kyllä. Jokainen asunto-osakeyhtiö on kirjanpitovelvollinen, ja sen on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tase, tuloslaskelma, liitetiedot ja toimintakertomus. Tilinpäätös on valmistettava 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Voiko hoitovastikkeen ylijäämän siirtää seuraavalle vuodelle?
Ylijäämä jää yhtiön omaan pääomaan, ja sen voi ottaa huomioon seuraavan vuoden talousarviossa. Verotettavaa tuloa se voi silti synnyttää, joten poistojen ja tuloksen tasaamisen tarve kannattaa käydä läpi kirjanpitäjän kanssa.
Kannattaako kiinteistöyhtiön hakeutua arvonlisäverovelvolliseksi?
Hakeutuminen kannattaa usein silloin, kun vuokralaiset ovat alv-velvollisia yrityksiä ja yhtiöllä on tulossa isoja investointeja. Ratkaisu sitoo kuitenkin 10 vuodeksi tarkistusvastuun takia, joten päätös kannattaa tehdä tilitoimiston tai veroasiantuntijan kanssa yhtiön tilanteen perusteella.
Hallituksen muistilista ennen tilinpäätöstä
Taloyhtiön kirjanpidossa kannattaa seurata kolmea asiaa: vastikkeet pidetään erillään, korjaukset luokitellaan johdonmukaisesti ja poistot suunnitellaan ennen tilikauden loppua. Kun nämä ovat kunnossa, toimintakertomus ja talousarvion vertailu syntyvät lähes itsestään. Ennen suurta remonttia hallituksen kannattaa sopia kirjanpitäjän kanssa, miten rahoitusvastikkeet käsitellään ja miten lainaosuudet kohdistetaan. Yhtiökohtaisissa vero- ja kirjanpitokysymyksissä kannattaa aina kääntyä tilitoimiston, tilintarkastajan tai Verohallinnon puoleen, koska yksittäinen ratkaisu voi vaikuttaa yhtiön talouteen vuosiksi eteenpäin. Tilinpäätöksen aikataulusta kerrotaan lisää artikkelissa pienen yrityksen tilinpäätöksen sisällöstä ja aikataulusta.