Loma- ja sairauspoissaolot ovat arkipäivää jokaisessa työsuhteessa, ja niiden oikea käsittely palkanlaskennassa vaikuttaa suoraan työntekijän nettopalkkaan ja työnantajan kustannuksiin. Moni pienyrittäjä kompastuu juuri näihin tilanteisiin, koska lomapalkan ja sairausajan palkan laskentasäännöt eroavat toisistaan ja niihin liittyy useita poikkeuksia.
Miksi loma- ja sairauspoissaolot vaativat erityistä tarkkuutta palkanlaskennassa
Lomapalkka ja sairausajan palkka lasketaan eri perustein kuin normaali kuukausipalkka, ja virheet näissä laskelmissa näkyvät nopeasti työntekijän tililtä puuttuvana rahana tai työnantajan liikaa maksamana summana. Tyypillinen tilanne on kuukausipalkkainen työntekijä, joka sairastuu kesken kuukauden – palkanlaskijan pitää tietää, sovelletaanko täyttä palkanmaksua, karenssipäivää vai Kelan päivärahaa täydentävää mallia.
Käytännössä ongelmat kasautuvat erityisesti pienissä yrityksissä, joissa palkanlaskenta hoidetaan sivutoimisesti eikä ajantasaista tietoa työehtosopimuksen määräyksistä ole helposti saatavilla. Tämä on yksi syy, miksi moni pk-yritys päätyy miettimään palkanlaskennan ulkoistamista osaksi taloushallintoa.
Lomapalkan laskeminen – prosenttiperusteinen vai keskipäiväpalkka
Suomessa lomapalkka lasketaan pääsääntöisesti kahdella eri tavalla riippuen työsuhteen tyypistä ja palkkausmuodosta.
Prosenttiperusteinen lomapalkka koskee tyypillisesti tunti- tai suorituspalkkaisia työntekijöitä, joiden työaika vaihtelee. Lomapalkka on tällöin 9 % tai 11,5 % lomanmääräytymisvuoden palkkasummasta riippuen työsuhteen kestosta.
Keskipäiväpalkkaan perustuva laskenta koskee useimmiten kuukausipalkkaisia työntekijöitä. Tässä mallissa lasketaan keskimääräinen päiväpalkka ja kerrotaan se lomapäivien lukumäärällä, johon vaikuttaa myös työsuhteen kesto ja sovellettava työehtosopimus.
Käytännön esimerkki havainnollistaa eroa: osakeyhtiössä työskentelevä kuukausipalkkainen myyjä ansaitsee 3 000 euroa kuukaudessa. Hänen lomapalkkansa lasketaan keskipäiväpalkan mukaan, kun taas samassa yrityksessä tuntipalkalla työskentelevä varastotyöntekijä saa lomapalkkansa prosenttiperusteisesti kertyneestä palkkasummasta. Näiden kahden laskentatavan sekoittaminen on yleinen virhe, joka johtaa vääriin lomapalkkoihin.
Sairausajan palkka – työnantajan velvollisuudet ja karenssi
Työsopimuslaki velvoittaa työnantajan maksamaan sairausajan palkkaa, mutta velvollisuuden laajuus riippuu työsuhteen kestosta ja sovellettavasta työehtosopimuksesta. Ilman erillistä työehtosopimusta työntekijällä on oikeus sairausajan palkkaan sairastumispäivältä ja sitä seuraavilta yhdeksältä arkipäivältä, jos työsuhde on kestänyt vähintään kuukauden.
Työehtosopimukset laajentavat tätä oikeutta usein merkittävästi – esimerkiksi pidempään palvelleilla työntekijöillä sairausajan palkka voi jatkua kuukausia. Palkanlaskijan on tarkistettava sovellettava työehtosopimus tapauskohtaisesti, sillä yleistä sääntöä ei ole olemassa.
Yksi yleinen väärinkäsitys on, että työnantaja saisi aina automaattisesti Kelan sairauspäivärahan itselleen, kun se maksaa täyttä palkkaa sairausajalta. Näin tapahtuu vain, jos työnantaja on maksanut palkkaa vähintään omavastuuajan ylittävältä ajalta ja hakenut päivärahan siirtoa itselleen määräajassa OmaVerossa tai Kelan asiointipalvelussa. Jos hakemusta ei tehdä ajoissa, päiväraha maksetaan työntekijälle, vaikka työnantaja olisi jo maksanut täyden palkan.
Askel askeleelta: sairauspoissaolon käsittely palkanlaskennassa
1. Varmista työntekijän sairauslomatodistus ja kirjaa poissaolon alkamis- ja päättymispäivä palkkajärjestelmään.
2. Tarkista työsuhteen kesto ja sovellettava työehtosopimus, jotta tiedät maksuvelvollisuuden pituuden.
3. Laske sairausajan palkka joko täytenä palkkana tai työehtosopimuksen mukaisena osuutena.
4. Hae Kelan sairauspäiväraha työnantajalle, jos työnantaja on maksanut palkkaa omavastuuajan jälkeiseltä ajalta.
5. Kirjaa poissaolo ja siihen liittyvät palkkatiedot niin, että ne näkyvät myös vuosilomakertymässä – sairauspoissaolo kerryttää lomaa tietyin rajoituksin.
6. Arkistoi todistukset ja laskelmat kirjanpitolain mukaisesti; palkka-aineiston säilytysajat kannattaa tarkistaa esimerkiksi artikkelista kirjanpitäjän ja kirjanpitoaineiston säilytysajoista.
Yleinen myytti: lomaraha ja lomapalkka ovat sama asia
Monet yrittäjät ja jopa työntekijät sekoittavat lomarahan ja lomapalkan toisiinsa. Lomapalkka on lakisääteinen korvaus, joka maksetaan loman ajalta ja joka on työnantajalle pakollinen. Lomaraha sen sijaan on työehtosopimusperusteinen tai työnantajan vapaaehtoisesti maksama lisä, tyypillisesti 50 % lomapalkasta, eikä sitä ole pakko maksaa, ellei siitä ole sovittu työsopimuksessa tai työehtosopimuksessa.
Tämä ero vaikuttaa suoraan palkanlaskentaan: lomaraha käsitellään usein eri palkkalajina ja sen maksuajankohta voi poiketa lomapalkasta. Sekoittaminen näkyy tyypillisesti palkkalaskelmalla vääränä verokohteluna tai puuttuvana eränä.
Vuosiloman kertyminen sairauspoissaolon aikana
Vuosilomalaki turvaa loman kertymisen tietyin rajoituksin myös sairauspoissaolon ajalta. Työntekijä kerryttää lomaa normaalisti enintään 75 kalenteripäivän ajan yhden lomanmääräytymisvuoden aikana, jos poissaolo johtuu sairaudesta tai tapaturmasta.
Tämä sääntö yllättää usein pienyrittäjät, jotka olettavat pitkän sairausloman katkaisevan lomanansainnan kokonaan. Käytännössä palkanlaskijan on seurattava sairauspoissaolopäivien kertymää tarkasti, jotta 75 päivän raja ei ylity huomaamatta ja lomakertymä pysyy oikeana.
Kommandiittiyhtiössä tai osakeyhtiössä, jossa on useita työntekijöitä, tämä seuranta kannattaa hoitaa osana säännöllistä palkkahallintoa. Laajempi katsaus työnantajan velvoitteisiin, kuten TyEL-maksuihin poissaolojen aikana, löytyy artikkelista palkkahallinnosta ja TyEL-velvoitteista.
Poissaolojen vaikutus verotukseen ja kausiveroilmoitukseen
Lomapalkka ja sairausajan palkka ovat molemmat ennakonpidätyksen alaista tuloa siinä missä normaali palkkakin, ja ne ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksusta. Työnantajan on huomioitava nämä erät myös työnantajan sairausvakuutusmaksussa, joka lasketaan maksetusta palkkasummasta.
Yleinen virhe on unohtaa, että myös lomaraha ja lomakorvaus (esimerkiksi työsuhteen päättyessä maksettava pitämättömien lomapäivien korvaus) ovat veronalaista palkkatuloa, jotka on ilmoitettava tulorekisteriin normaalisti. Näiden erien puuttuminen ilmoituksesta voi johtaa myöhemmin selvityspyyntöihin verottajalta.
UKK – usein kysytyt kysymykset
Pitääkö työnantajan maksaa sairausajan palkkaa heti ensimmäisestä poissaolopäivästä?
Kyllä, jos työsuhde on kestänyt vähintään kuukauden ja poissaolo johtuu sairaudesta tai tapaturmasta, työnantaja maksaa palkkaa sairastumispäivältä ja sitä seuraavilta yhdeksältä arkipäivältä, ellei työehtosopimus tai työsopimus määrää toisin.
Kertyykö vuosilomaa, jos työntekijä on sairauslomalla useita kuukausia?
Lomaa kertyy normaalisti enintään 75 kalenteripäivän ajan lomanmääräytymisvuoden aikana sairauspoissaolon perusteella. Tämän rajan ylittävältä ajalta lomaa ei enää kerry samalla tavalla, mikä on syytä huomioida palkanlaskennassa.
Voiko työnantaja saada Kelan sairauspäivärahan itselleen, jos se maksaa täyttä palkkaa sairausajalta?
Kyllä, mutta tämä edellyttää, että työnantaja hakee päivärahan siirtoa itselleen määräajassa ja on maksanut palkkaa omavastuuajan ylittävältä ajalta. Hakematta jättäminen johtaa siihen, että päiväraha maksetaan työntekijälle.
Yhteenveto
Loma- ja sairauspoissaolojen oikea käsittely palkanlaskennassa vaatii sekä lakisääteisten sääntöjen että sovellettavan työehtosopimuksen tuntemista. Pienetkin virheet lomapalkan laskentatavassa tai sairauspäivärahan hakemisessa voivat aiheuttaa ylimääräistä työtä ja kustannuksia yritykselle.
Koska säännöt vaihtelevat toimialoittain ja työsuhdekohtaisesti, kannattaa yksittäisissä ja monimutkaisissa tilanteissa varmistaa oikea menettely tilitoimistolta tai suoraan Verohallinnolta ja Kelalta. Tarkka ja ajantasainen palkkahallinto ei ole vain lakisääteinen velvollisuus, vaan se rakentaa myös luottamusta työntekijöiden ja työnantajan välille.
