Kirjanpitäjän ja kirjanpitoaineiston säilytysajat mietityttävät lähes jokaista yrittäjää ennemmin tai myöhemmin – varsinkin silloin, kun toimistosta pitäisi löytää tai hävittää vanhoja papereita. Kirjanpitolaki määrää tarkat vähimmäisajat sille, kuinka kauan tositteet, kirjanpitokirjat ja muu taloushallinnon aineisto on säilytettävä, ja näiden aikojen sekoittaminen on yksi yleisimmistä käytännön virheistä pienissä yrityksissä.
Kirjanpitolain kaksi eri säilytysaikaa
Suomen kirjanpitolaki jakaa kirjanpitoaineiston kahteen ryhmään, joilla on eri säilytysajat. Tämä jako hämmentää monia yrittäjiä, koska arkikielessä puhutaan usein vain ”kuiteista” tai ”papereista” ilman erottelua.
Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu tililtä toiselle -aineisto on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Kirjanpitokirjat – kuten pääkirja, päiväkirja, tililuettelo ja tase-erittelyt – on säilytettävä kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Ero on tärkeä tietää, sillä osa aineistosta voi vanhentua hävitettäväksi jo paljon ennen muuta.
Mitä tositteet tarkoittavat käytännössä
Tositteita ovat esimerkiksi myynti- ja ostolaskut, kuitit, pankin tiliotteet, palkkalaskelmat ja sopimukset, jotka liittyvät yksittäisiin liiketapahtumiin. Näiden kuuden vuoden sääntö lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi – ei tositteen päiväyksestä.
Jos esimerkiksi osakeyhtiön tilikausi on päättynyt 31.12.2020, tositteet tulee säilyttää vuoden 2026 loppuun asti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että moni yrittäjä voi jo tänä vuonna käydä läpi vanhimpia mappejaan ja hävittää yli kuusi vuotta vanhat tositteet – kunhan varmistaa ensin, ettei niitä tarvita esimerkiksi kesken olevaan verotarkastukseen.
Pääkirja, päiväkirja ja tase-erittelyt – kymmenen vuoden sääntö
Varsinainen kirjanpitoaineisto eli pääkirja, päiväkirja, tililuettelo, käytettyjen kirjanpitomenetelmien kuvaukset ja tase-erittelyt on säilytettävä kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä pidempi aika liittyy siihen, että kyseiset asiakirjat kuvaavat koko kirjanpidon rakennetta ja liiketapahtumien käsittelyä – ei vain yksittäistä ostoa tai myyntiä.
Tasekirjaa ei enää nimenomaisesti mainita kirjanpitolaissa erillisenä säilytettävänä asiakirjana, mutta käytännössä on järkevää säilyttää se yhtä kauan kuin muutkin kirjanpitokirjat, mieluiten pysyvästi. Osakeyhtiön tilinpäätöstietoihin palataan usein vielä vuosienkin päästä esimerkiksi rahoitusneuvotteluissa tai yrityskaupan yhteydessä, joten tilikauden tositteet, tase ja tuloslaskelma kannattaa pitää helposti löydettävissä. Osakeyhtiön tilinpäätöksen sisällöstä ja aikataulusta löytyy tarkempaa tietoa artikkelista osakeyhtiön tilinpäätös – tase, tuloslaskelma ja liitetiedot.
Palkka-aineisto ja muut erityistapaukset
Palkanlaskennan aineistoon liittyy oma erityispiirteensä. Vaikka kirjanpitolain mukainen säilytysvelvollisuus palkkatositteille on kuusi vuotta, eläketurvaan liittyvät ansiotiedot kannattaa säilyttää huomattavasti pidempään, sillä työntekijä tai yrittäjä itse saattaa tarvita niitä vielä vuosikymmenten päästä eläkkeen määrittämiseen, jos Eläketurvakeskuksen tai työeläkeyhtiön rekistereissä on puutteita. Monet tilitoimistot suosittelevat palkkakorttien ja palkkalaskelmien säilyttämistä pysyvästi tai vähintään niin kauan kuin se on kohtuudella mahdollista.
Verotukseen liittyvässä aineistossa on hyvä muistaa, että Verohallinto voi tietyissä tapauksissa – esimerkiksi epäillessä veropetosta – ulottaa verotarkastuksen normaalia pidemmälle ajalle. Tämä ei muuta lakisääteistä säilytysaikaa, mutta on hyvä perustelu sille, miksi aineistoa ei kannata hävittää heti minimiajan täyttyessä ilman harkintaa.
Sähköinen säilytys – mitä laki edellyttää
Kirjanpitoaineisto saa nykyään olla kokonaan sähköisessä muodossa, eikä paperitositteita tarvitse säilyttää erikseen, jos ne on skannattu asianmukaisesti. Edellytyksenä on, että aineisto on koko säilytysajan luettavissa selväkielisenä ilman erillisiä apuvälineitä ja että se voidaan tarvittaessa tulostaa paperille tai siirtää toiseen koneelliseen muotoon.
Säilytyspaikan tulee lähtökohtaisesti olla Suomessa, mutta EU- tai ETA-alueella sijaitseva säilytyspaikka on mahdollinen, jos aineistoon pääsee reaaliaikaisesti käsiksi ja se täyttää muut lain vaatimukset. Tämä on yksi syy, miksi yhä useampi yritys siirtyy sähköiseen taloushallintoon: aineiston säilytys, varmuuskopiointi ja saatavuus hoituvat automaattisesti ilman mappihyllyjä.
Yleinen myytti: ”kaikki pitää säilyttää kymmenen vuotta”
Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä on ajatus, että koko kirjanpitoaineisto – tositteet mukaan lukien – pitäisi säilyttää kymmenen vuotta. Näin ei ole. Vain varsinaiset kirjanpitokirjat ja tase-erittelyt kuuluvat kymmenen vuoden sääntöön, kun taas tositteet ja niihin liittyvä kirjeenvaihto vanhenevat jo kuudessa vuodessa. Käytännössä moni yritys säilyttää silti kaiken varmuuden vuoksi kymmenen vuotta, mikä ei ole väärin, mutta ei myöskään lain vaatima minimi.
Näin järjestät säilytyksen käytännössä
Selkeä säilytyskäytäntö säästää aikaa ja hermoja, kun aineistoa joskus tarvitaan uudelleen. Toimivaksi todettu tapa on seuraava:
Ensinnäkin, merkitse jokaiseen tilikauden mappiin tai sähköiseen kansioon selvästi tilikausi ja hävityspäivämäärä. Toiseksi, pidä tositteet ja varsinaiset kirjanpitokirjat erillään, koska niiden säilytysajat poikkeavat toisistaan. Kolmanneksi, sovi tilitoimiston kanssa kirjallisesti, kumpi osapuoli vastaa aineiston säilyttämisestä sopimussuhteen aikana ja sen jälkeen – tämä nousee erityisen tärkeäksi, jos tilitoimistoa vaihdetaan. Aiheesta kannattaa lukea lisää artikkelista tilitoimiston vaihtaminen – vinkit sujuvaan siirtymään, jossa käsitellään myös aineiston siirtoa toimistojen välillä.
Neljänneksi, jos siirryt sähköiseen säilytykseen, varmista varmuuskopiointi ja pääsyoikeuksien hallinta – kirjanpitoaineisto sisältää usein arkaluonteista taloustietoa. Perustan näille käytännöille luo hyvä ymmärrys kirjanpidon peruskäsitteistä, joita käydään läpi artikkelissa kirjanpidon perusteet yrittäjälle – mitä jokaisen tulee tietää.
UKK
Voiko kuusi vuotta vanhat tositteet hävittää heti säilytysajan täyttyessä?
Lakisääteinen vähimmäisaika täyttyy kuuden vuoden kuluttua tilikauden päättymisvuoden lopusta, mutta kannattaa ensin varmistaa, ettei aineistoa tarvita esimerkiksi kesken olevaan verotarkastukseen tai oikeudelliseen prosessiin ennen hävittämistä.
Riittääkö pelkkä sähköinen kopio, jos alkuperäinen tosite on paperinen?
Kyllä, jos skannattu tai muutoin sähköiseen muotoon siirretty aineisto on luettavissa selväkielisenä koko säilytysajan ja täyttää kirjanpitolain vaatimukset saatavuudesta ja tulostettavuudesta. Yksityiskohdista kannattaa varmistua oman tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa.
Kuka vastaa aineiston säilytyksestä, jos tilitoimisto lopettaa toimintansa?
Vastuu kirjanpitoaineistosta on aina kirjanpitovelvollisella yrityksellä itsellään, vaikka käytännön säilytys olisikin ulkoistettu tilitoimistolle. Tämän vuoksi on tärkeää sopia aineiston luovutuksesta ja varmuuskopioinnista kirjallisesti jo palvelusopimusta tehtäessä.
Yhteenveto
Kirjanpitoaineiston säilytysajat eivät ole monimutkaisia, kunhan tositteiden kuuden vuoden ja kirjanpitokirjojen kymmenen vuoden ero pidetään mielessä. Selkeä merkintäkäytäntö, sovittu vastuunjako tilitoimiston kanssa ja huolellisesti hoidettu sähköinen säilytys tekevät aineiston hallinnasta rutiinia sen sijaan, että se muuttuisi ongelmaksi vuosien päästä. Yksittäisen tilanteen, kuten verotarkastuksen tai yrityskaupan, vaatimuksista kannattaa aina varmistaa oman tilitoimiston tai Verohallinnon kanssa, sillä säilytysvelvollisuuden laiminlyönti voi vaikeuttaa sekä verotusta että mahdollisia oikeudellisia selvityksiä myöhemmin.
