Tilitoimiston vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi monelle yrittäjälle ennen pitkää – syynä voi olla hinnankorotus, huono tavoitettavuus tai pelkkä tarve päivittää taloushallinto nykyaikaisemmaksi. Moni yrittäjä kuitenkin lykkää vaihtoa, koska pelkää kirjanpidon tai palkanmaksun katkeavan siirtymän aikana. Hyvin suunniteltuna vaihto sujuu kuitenkin ilman katkoksia, kunhan aikataulu ja tiedonsiirto hoidetaan järjestelmällisesti.
Milloin tilitoimiston vaihtaminen kannattaa
Yleisimpiä syitä vaihtaa tilitoimistoa ovat hinnan ja palvelun epäsuhta, hitaat vastausajat, jatkuvat virheet kirjanpidossa tai palkanlaskennassa sekä se, ettei nykyinen kumppani tarjoa sähköistä taloushallintoa. Osa yrittäjistä huomaa vasta tilintarkastuksen tai verotarkastuksen yhteydessä, että kirjanpito ei ole ollut ajan tasalla.
Myös yrityksen kasvu voi olla syy vaihtoon. Toiminimenä aloittanut yritys, joka on muuttunut osakeyhtiöksi ja palkannut työntekijöitä, tarvitsee usein laajempaa osaamista kuin alussa. Pienelle yksinyrittäjälle riittänyt peruskirjanpito ei enää kata TyEL-vakuutuksia, palkkahallintoa tai monimutkaisempaa arvonlisäverokäsittelyä.
Paras ajankohta tilitoimiston vaihdolle
Vaihdon ajoitus vaikuttaa suoraan siihen, kuinka sujuvasti kirjanpito jatkuu. Käytännössä paras hetki on tilikauden vaihtuminen, jolloin uusi tilitoimisto pääsee aloittamaan kirjanpidon puhtaalta pöydältä ilman, että kesken olevaa tilikautta pitää jakaa kahden toimijan kesken.
Jos vaihto on pakko tehdä kesken tilikauden, se onnistuu silti – tällöin on vain sovittava tarkasti, mihin päivämäärään asti vanha tilitoimisto vastaa kirjanpidosta ja mistä uusi jatkaa. Kausiveroilmoitusten ja alv-jaksojen katkot ovat yleisin virhelähde kesken tilikauden tehtävässä vaihdossa, joten niiden aikataulu kannattaa käydä läpi molempien osapuolten kanssa erikseen.
Näin vaihto etenee käytännössä
Sujuva siirtymä noudattaa yleensä samaa kaavaa yrityksen koosta riippumatta:
1. Uuden tilitoimiston valinta ja sopimus. Vertaile palveluntarjoajia esimerkiksi tilitoimiston valintaan liittyvien kriteerien pohjalta ja sovi aloituspäivä sekä vastuunjako vanhan toimiston kanssa.
2. Irtisanominen kirjallisesti. Tarkista vanhasta sopimuksesta irtisanomisaika – tyypillisesti se on yhdestä kolmeen kuukauteen. Irtisanominen kannattaa tehdä aina kirjallisesti, vaikka suullinen sopimus riittäisikin.
3. Aineiston ja tunnusten siirto. Uusi tilitoimisto tarvitsee kirjanpitoaineiston, tase-erittelyt, palkka-ajot, käyttöomaisuuskirjanpidon sekä pääsyn tarvittaviin järjestelmiin. OmaVero-valtuudet ja mahdolliset Suomi.fi-valtuutukset on päivitettävä uudelle toimijalle.
4. Ohjelmiston ja käytäntöjen läpikäynti. Jos vanha ja uusi tilitoimisto käyttävät eri kirjanpito-ohjelmaa, aineisto pitää usein tuoda manuaalisesti tai raportteina, sillä ohjelmistojen väliset suorat siirrot ovat harvinaisia.
5. Ensimmäisen kuukauden seuranta. Varmista, että laskutus, ostolaskujen kierto ja mahdollinen palkanmaksu toimivat sujuvasti myös käytännössä, ei vain paperilla.
Mitä aineistoa siirrossa tarvitaan
Täydellinen siirto edellyttää vähintään seuraavat tiedot uudelle tilitoimistolle: kuluvan ja edellisen tilikauden tase-erittelyt, pääkirja ja tuloslaskelma, käyttöomaisuusluettelo poistoineen, mahdolliset lainasopimukset, palkkakirjanpidon tiedot sekä arvonlisäveron ja muiden verojen ilmoitushistoria. Osakeyhtiöllä lisäksi yhtiöjärjestys, osakasluettelo ja hallituksen pöytäkirjat voivat olla tarpeen.
Yleinen väärinkäsitys on, että kirjanpitoaineisto on ”vanhan tilitoimiston omaisuutta” eikä sitä tarvitse luovuttaa. Näin ei ole – kirjanpitolain mukaan aineisto kuuluu yritykselle itselleen, ja tilitoimiston velvollisuus on luovuttaa se asiakkaalle pyynnöstä, vaikka sopimus olisi päättymässä riitaisissakin merkeissä.
Kustannukset ja sopimusehdot vaihdon yhteydessä
Vaihtoon voi liittyä kertaluonteisia kuluja, kuten aineiston kokoamisesta tai järjestelmän käyttöönotosta perittäviä maksuja. Näistä kannattaa kysyä etukäteen sekä vanhalta että uudelta tilitoimistolta. Tilitoimiston hinnoittelu vaihtelee kiinteän kuukausimaksun, tuntiveloituksen ja pakettihintojen välillä, joten hintavertailu kannattaa tehdä samalla palvelutasolla – muuten vertailu vääristyy helposti.
Jos yritys siirtyy samalla käyttämään pilvipohjaista taloushallintoa, kannattaa etukäteen selvittää, mitä sähköiseen taloushallintoon siirtyminen käytännössä vaatii esimerkiksi ostolaskujen kierrätyksen ja verkkolaskutuksen osalta.
Yleisiä virheitä tilitoimiston vaihdossa
Tavallisin virhe on aikatauluttaa vaihto liian tiukasti, jolloin uudelle tilitoimistolle ei jää riittävästi aikaa tutustua yrityksen tilanteeseen ennen kausiveroilmoitusten tai palkanmaksun määräpäiviä. Toinen tyypillinen virhe on jättää irtisanominen tekemättä ajoissa, jolloin sopimus jatkuu automaattisesti ja yritys maksaa kahdesta tilitoimistosta päällekkäin.
Kolmas sudenkuoppa on olettaa, että uusi tilitoimisto pystyy jatkamaan kirjanpitoa ”suoraan sieltä mihin jäätiin” ilman, että aiempi kirjanpito on tarkistettu. Tästä syystä moni auktorisoitu tilitoimisto tekee alkuun lyhyen tarkastuksen, jossa käydään läpi edellisen tilikauden tase ja mahdolliset avoimet erät – tämä ei ole ylimääräistä byrokratiaa, vaan tapa varmistaa, ettei virheitä periytynyt eteenpäin.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?
Kyllä, vaihto onnistuu kesken tilikauden, mutta se vaatii tarkkaa sopimista vastuunjaosta ja aikataulusta erityisesti alv-ilmoitusten ja palkanmaksun osalta. Tilikauden vaihtuminen on kuitenkin useimmiten sujuvin ajankohta.
Mitä irtisanomisaikaa tilitoimistosopimuksessa yleensä noudatetaan?
Irtisanomisaika vaihtelee sopimuksesta riippuen, mutta tyypillisesti se on yhdestä kolmeen kuukauteen. Aika kannattaa tarkistaa aina omasta sopimuksesta, sillä se voi poiketa yleisestä käytännöstä.
Kuka omistaa kirjanpitoaineiston tilitoimistoa vaihdettaessa?
Kirjanpitoaineisto kuuluu aina yritykselle itselleen, ei tilitoimistolle. Vanhalla tilitoimistolla on velvollisuus luovuttaa aineisto asiakkaalle myös sopimuksen päättyessä.
Yhteenveto
Tilitoimiston vaihtaminen on hallittava prosessi, kun aikataulu, aineiston siirto ja vastuunjako sovitaan etukäteen kirjallisesti. Paras hetki vaihdolle on tilikauden vaihtuminen, mutta myös kesken tilikauden tehty vaihto onnistuu huolellisella suunnittelulla. Yksittäisen yrityksen tilanne, kuten yritysmuoto, palkanmaksun laajuus tai arvonlisäverovelvollisuus, vaikuttaa siihen, mitä uudelta kumppanilta kannattaa vaatia – epäselvissä tilanteissa kannattaa aina kysyä suoraan tilitoimistolta tai tarvittaessa veroasiantuntijalta.
