Ulkoistamisen kustannusvertailu on laskelma, jota useimmat yrittäjät lykkäävät, vaikka sen tekemiseen riittää yksi ilta ja kolmen kuukauden tositteet. Artikkeli on kirjoitettu toiminimiyrittäjälle, osakeyhtiön omistajalle ja yhdistyksen rahastonhoitajalle, joka miettii, tehdäkö kirjanpito itse, palkata oma kirjanpitäjä vai ostaa palvelu tilitoimistolta. Kun laskelma on tehty, tiedät, mitä taloushallinto oikeasti maksaa. Se maksaa silloinkin, kun siitä ei tule kenellekään laskua.
Mistä oman työn todellinen hinta muodostuu
Paperilla oma kirjanpito näyttää halvalta. Kirjanpito-ohjelma, kuten Procountor, Netvisor tai Fennoa, maksaa pienelle yritykselle tyypillisesti 20-80 €/kk, eikä muita laskuja tule. Todellinen kulu on aika.
Ammattilainen aloittaa vertailun kysymällä, montako tuntia kuukaudessa kuluu kuittien keräämiseen, pankkitilin täsmäyttämiseen, kausiveroilmoituksen tekemiseen OmaVerossa ja epäselvien kirjausten selvittämiseen. Pienellä palveluyrityksellä toiminimenä aikaa kuluu usein 4-8 tuntia kuukaudessa. Osakeyhtiöllä, jolla on palkanlaskentaa ja kymmeniä ostolaskuja, aikaa kuluu helposti 10-20 tuntia. Tilinpäätös ja veroilmoitus tulevat vielä tämän päälle.
Kun tunnit kerrotaan omalla laskutushinnalla, luku muuttuu nopeasti. Yrittäjä, joka laskuttaa 80 €/h ja käyttää kirjanpitoon kuusi tuntia kuussa, luopuu 480 eurosta kuukaudessa. Tämä pätee, jos hänellä olisi tuolle ajalle laskutettavaa työtä.
Käytännön esimerkki: toiminimellä toimiva suunnittelija
Otetaan esimerkiksi graafinen suunnittelija Tampereelta. Hän laskuttaa 75 €/h, kirjaa kuukaudessa noin 15 ostotositetta ja lähettää 6 myyntilaskua. Hän on hoitanut kirjanpidon itse, ja siihen menee illalla noin viisi tuntia kuussa. Kevät menee tilinpäätöksen ja veroilmoituksen parissa.
Vuositasolla oma työ vastaa noin 4 500-5 000 euron laskutusta, ja ohjelmisto tulee päälle. Paikallinen tilitoimisto hinnoittelisi saman määrän tyypillisesti 100-200 €/kk. Tilinpäätös ja veroilmoitus maksavat lisäksi 300-600 €. Yhteensä kulu on noin 1 500-3 000 euroa vuodessa.
Rajatapauksessa laskelma kääntyy toisin päin. Jos suunnittelijalla ei ole kysyntää lisätunneille, vapautuva aika ei tuo euroakaan lisää. Silloin ulkoistamisen hyöty on virheriskin pienenemistä ja vapaita iltoja. Rahallista säästöä ei synny, ja tämä on syytä myöntää laskelmassa rehellisesti.
Oma kirjanpitäjä vai tilitoimisto, kun volyymi kasvaa
Kun henkilöstöä on 15-30 ja ostolaskuja satoja kuukaudessa, vaihtoehtona on usein oma työntekijä. Kirjanpitäjän bruttopalkka on Suomessa usein 3 000-3 800 €/kk. Työnantajan sivukulut (TyEL, sairausvakuutusmaksu, työttömyys- ja tapaturmavakuutus) lisäävät palkkaan noin 20-25 %. Lisäksi tulevat lomapalkat, mahdollinen lomaraha, työpiste, lisenssit, koulutus ja työterveyshuolto.
Kun nämä lasketaan yhteen, 3 300 euron kuukausipalkka maksaa työnantajalle helposti 55 000-60 000 euroa vuodessa. Saman kokoisen yrityksen täysi taloushallinto tilitoimistolta voi maksaa 1 200-2 500 €/kk. Hinta riippuu tositemäärästä, palkansaajien määrästä ja raportoinnin laajuudesta.
Oma kirjanpitäjä alkaa olla kilpailukykyinen vaihtoehto vasta, kun työtä riittää kokonaiseksi henkilötyövuodeksi ja yritys tarvitsee talousosaamista päivittäin paikan päällä. Monessa yrityksessä päädytään välimuotoon. Oma assistentti hoitaa ostolaskujen kierron ja myyntilaskutuksen, ja tilitoimisto tekee kirjaukset, alv-ilmoitukset ja tilinpäätöksen. Mallien erot on käyty tarkemmin läpi artikkelissa taloushallinnon ulkoistaminen vai sisäinen tiimi.
Ulkoistamisen kustannusvertailu askel askeleelta
Luotettava vertailu tehdään toteutuneilla luvuilla. Arviot eivät riitä.
1. Kirjaa kolmen kuukauden ajan jokainen taloushallintoon käytetty tunti, myös sähköpostit ja puhelut.
2. Hinnoittele tunti. Yrittäjällä hintana on laskutushinta, työntekijällä kokonaiskustannus tuntia kohden.
3. Lisää suorat kulut: kirjanpito-ohjelma, verkkolaskuoperaattori, pankkiyhteydet ja palkanlaskennan moduuli.
4. Pyydä 2-3 tarjousta samoilla lähtötiedoilla, eli tositemäärällä, palkansaajien määrällä ja yhtiömuodolla.
5. Arvioi virheiden hinta: myöhästymismaksut, veronkorotukset ja korjausten tunnit.
Neljännessä kohdassa kannattaa vertailla myös hinnoittelumallia, koska kuukausihinta, tuntihinta ja paketti johtavat eri lopputulokseen eri kokoisilla yrityksillä. Mallien eroja käsitellään artikkelissa tilitoimiston hinnoittelu.
Myytti: itse tehty kirjanpito on aina halvinta
Sitkein väärinkäsitys on, että oma työ on ilmaista. Se ei ole ilmaista edes silloin, kun laskutettavaa työtä ei olisi. Myöhästynyt kausiveroilmoitus maksaa 3 € jokaiselta myöhästymispäivältä, enintään 135 €. Väärin kirjattu arvonlisävero voi taas johtaa veronkorotukseen ja korjausilmoituksiin vuosien päästä.
Myytillä on myös käänteinen puoli. Tilitoimisto ei automaattisesti säästä rahaa. Jos tositteet tuodaan sotkuisina kenkälaatikossa, tilitoimisto laskuttaa selvittelyn tuntihinnalla, joka on tyypillisesti 60-110 €/h. Halvin lopputulos syntyy yleensä, kun aineisto kulkee sähköisesti ja ostolaskut tulevat verkkolaskuina suoraan järjestelmään.
Yleisimmät virheet vertailussa
Ensimmäinen virhe on verrata pelkkää kuukausihintaa. Moni edulliselta näyttävä paketti ei sisällä tilinpäätöstä, veroilmoitusta tai palkkalaskelmia. Palkkalaskelmista veloitetaan usein erikseen 10-25 € kappaleelta. Vuositason kokonaishinta kertoo enemmän kuin kuukausihinta.
Toinen virhe on unohtaa sijaisuudet. Oma kirjanpitäjä voi sairastua helmikuussa kesken tilinpäätöksen tai irtisanoutua kuuden viikon varoitusajalla. Tilitoimistossa työ jatkuu toisen kirjanpitäjän käsissä, ja tällä varmuudella on rahallinen arvo, vaikka sitä on vaikea laskea tarkasti.
Kolmas virhe on jättää osaaminen huomiotta. Auktorisoidussa tilitoimistossa vastuukirjanpitäjällä on KLT-tutkinto tai vastaava osaaminen, ja Taloushallintoliiton laatuvaatimukset ohjaavat työtä. Itse oppimiseen kuluva aika on kulu siinä missä palkkakin.
UKK
Paljonko tilitoimisto maksaa pienelle toiminimelle?
Pienen toiminimen kirjanpidon kuukausihinta on tyypillisesti 80-200 €. Tilinpäätös ja veroilmoitus maksavat usein 300-600 € erikseen. Hintaan vaikuttavat eniten tositteiden määrä ja se, tuleeko aineisto sähköisesti.
Milloin oma kirjanpitäjä tulee halvemmaksi kuin tilitoimisto?
Yleensä vasta, kun taloushallinnon työ täyttää kokonaisen henkilötyövuoden ja yritys tarvitsee osaamista päivittäin paikan päällä. Sitä pienemmällä työmäärällä työntekijän kokonaiskustannus, noin 55 000-60 000 €/v, ylittää tavallisesti ulkoistetun palvelun hinnan.
Voiko taloushallinnon ulkoistaa vain osittain?
Voi. Yleinen malli on hoitaa laskutus ja ostolaskujen hyväksyntä itse ja ulkoistaa kirjaukset, alv-ilmoitukset ja tilinpäätös. Myös palkanlaskennan voi ulkoistaa erikseen. Sen hyviä ja huonoja puolia käsitellään artikkelissa palkanlaskennan ulkoistaminen.
Laske ennen kuin päätät
Kolmen kuukauden tuntikirjanpito antaa enemmän tietoa kuin mikään hinnasto. Kun omat tunnit, suorat kulut ja virheriski ovat paperilla, tarjouksia voi verrata samalla mittapuulla. Päätös perustuu silloin lukuihin eikä tunteeseen.
Esimerkkien luvut ovat suuntaa antavia, ja jokaisen yrityksen tilanne on erilainen. Kun mietit yhtiömuotoon, verotukseen tai palkanmaksuun liittyviä kysymyksiä, käy laskelma läpi tilitoimiston tai veroasiantuntijan kanssa ennen lopullista päätöstä.