Tilitoimiston haastattelu kannattaa tehdä ennen kuin yrittäjä allekirjoittaa toimeksiantosopimuksen, koska sopimuksen jälkeen palvelun puutteita on vaikeampi korjata. Tämä artikkeli on kirjoitettu toiminimiyrittäjälle, osakeyhtiön osakkaalle ja yhdistyksen rahastonhoitajalle, joka etsii uutta kirjanpitäjää. Tilitoimiston haastattelussa selviää 30-60 minuutissa, saatko tarvitsemasi palvelun ja mitä se oikeasti maksaa vuoden aikana.
Moni valitsee tilitoimiston kuukausihinnan tai kaverin suosituksen perusteella. Ongelmat näkyvät yleensä vasta ensimmäisen tilinpäätöksen kohdalla, kun selviää, ettei paketissa ollutkaan veroilmoitusta tai että palkanlaskennasta laskutetaan erikseen. Hyvin valmistellulla haastattelulla tämän voi välttää.
Valmistaudu haastatteluun ennen ensimmäistä tapaamista
Kokenut yrittäjä aloittaa kokoamalla omat tietonsa yhteen ennen kuin soittaa yhdellekään toimistolle. Tilitoimisto ei voi antaa todellista hinta-arviota, jos se ei tiedä, montako ostolaskua, myyntilaskua ja palkansaajaa yrityksellä on kuukaudessa.
Kirjaa ylös ainakin yhtiömuoto, arvioitu liikevaihto, tositemäärä kuukaudessa, työntekijöiden määrä, käytössä oleva kassajärjestelmä tai verkkokauppa-alusta sekä mahdollinen EU-kauppa. Osakeyhtiö, jolla on kolme työntekijää ja Shopify-verkkokauppa, on aivan eri asiakas kuin konsultointia tekevä toiminimi, jolla on kymmenen myyntilaskua kuukaudessa.
Valitse haastateltavaksi 2-4 toimistoa. Yhdellä vaihtoehdolla et voi vertailla, ja yli viidellä tapaamiset vievät liikaa aikaa. Yleisempiä vinkkejä vertailuun löytyy artikkelista tilitoimiston valinta yrityksen tarpeisiin.
Tilitoimiston haastattelu: osaamista ja pätevyyttä koskevat kysymykset
Kysy ensin, kuka kirjanpitoasi käytännössä hoitaa. Myyntitapaamisessa voi olla mukana toimiston omistaja, mutta tositteet kirjaa usein aivan toinen henkilö. Pyydä nimi ja tieto siitä, onko hänellä KLT-tutkinto tai vastaava kokemus.
Toinen keskeinen kysymys koskee auktorisointia. Taloushallintoliiton auktorisoitu tilitoimisto sitoutuu hyvään tilitoimistotapaan, sen laatua valvotaan ja sillä on oltava KLT-pätevyys. Auktorisoinnin puuttuminen ei vielä tarkoita huonoa palvelua, sillä moni pieni ja osaava toimisto toimii ilman sitä. Silloin pätevyyden ja vakuutusten tarkistaminen jää kuitenkin enemmän asiakkaan vastuulle. Lisätietoa löytyy artikkelista auktorisoitu tilitoimisto ja sertifioinnin merkitys.
Kysy myös toimialaosaamisesta. Rakennusalan käännetty arvonlisävero, ravintolan kassajärjestelmien täsmäytys ja säätiön erityissäännöt vaativat kokemusta. Hyvä kysymys kuuluu näin: ”Montako asiakasta teillä on meidän toimialaltamme?” Jos vastaus on ”ei yhtään, mutta opimme nopeasti”, ensimmäinen vuosi kuluu harjoitteluun ja osin sinun kustannuksellasi.
Palvelun sisältö, ohjelmistot ja työnjako
Pyydä toimistoa kuvaamaan tavallinen kuukausi. Kuka skannaa kuitit, kuka tiliöi ostolaskut, milloin kausiveroilmoitus lähtee OmaVeroon ja kuka seuraa myyntisaamisia? Epämääräinen vastaus kuten ”hoidamme kaiken” on varoitusmerkki.
Kysy, mitä taloushallinnon ohjelmistoa toimisto käyttää. Suomessa yleisimpiä ovat Netvisor, Procountor, Fennoa ja Heeros. Tarkista, kuka maksaa lisenssin, saatko oman käyttäjätunnuksen ja voitko katsoa reaaliaikaista tuloslaskelmaa ja tasetta itse. Kysy myös, miten verkkolaskutus ja e-laskut hoidetaan, sillä yritys voi vaatia toiselta yritykseltä verkkolaskua. Kirjanpitoaineisto ei saa jäädä lukkoon toimiston järjestelmään, jos joskus vaihdat palveluntarjoajaa.
Käy läpi ainakin nämä:
– Sisältyykö tilinpäätös ja veroilmoitus kuukausihintaan vai laskutetaanko ne erikseen?
– Miten palkanlaskenta, tulorekisteri-ilmoitukset ja TyEL-ilmoitukset hinnoitellaan?
– Kuinka nopeasti sähköpostiin tai puhelimeen vastataan, esimerkiksi 1-2 arkipäivän sisällä?
– Kuka hoitaa ennakkoveron muutokset ja yhtiökokouksen pöytäkirjan?
– Miten toimitaan, jos Verohallinto aloittaa verotarkastuksen?
Hinnoittelu ja sopimusehdot ilman yllätyksiä
Pienen toiminimen peruskirjanpito maksaa tyypillisesti 50-150 € kuukaudessa. Osakeyhtiön täyden taloushallinnon kuukausihinta liikkuu usein 150-400 €:n välillä, ja lisätöiden tuntihinta on yleensä 60-110 €. Tilinpäätöksestä veloitetaan joskus erikseen 300-1 500 € yrityksen koosta riippuen.
Pyydä kirjallinen tarjous ja laske siitä koko vuoden kustannus. 89 euron kuukausipaketti voi tulla kalliimmaksi kuin 160 euron paketti, jos edullisempaan kuuluu vain 30 tositetta ja jokaisesta ylimenevästä veloitetaan erikseen. Eri hinnoittelumalleja käsitellään tarkemmin artikkelissa tilitoimiston hinnoittelumallit.
Kysy sopimusehdoista kolme asiaa: irtisanomisaika (tavallisesti 1-3 kuukautta), aineiston luovutus sopimuksen päättyessä ja virheiden korvausvastuu. Monet toimistot käyttävät Taloushallintoliiton yleisiä sopimusehtoja. Ne rajaavat toimiston vastuuta, joten lue ne itse ennen allekirjoitusta.
Myytti: tilitoimisto vastaa yrityksen kirjanpidosta
Moni yrittäjä uskoo, että vastuu siirtyy tilitoimistolle, kun kirjanpito ulkoistetaan. Näin ei ole. Kirjanpitolain mukaan vastuu kirjanpidosta on kirjanpitovelvollisella, eli osakeyhtiössä hallituksella ja toimitusjohtajalla ja toiminimessä yrittäjällä itsellään.
Tilitoimisto vastaa oman työnsä huolellisuudesta. Jos tositteita jää toimittamatta tai yksityisostoksia kulkee yrityksen kortilla, seuraamukset kohdistuvat yritykseen. Siksi haastattelussa kannattaa kysyä myös, mitä toimisto odottaa sinulta: määräajat tositteille, pankkiyhteyksien valtuutukset ja tavan hyväksyä ostolaskut.
Yleisimmät virheet tilitoimiston valinnassa
Ensimmäinen virhe on hinnan vertaaminen ilman sisältöä. Kaksi tarjousta, joista toisessa on tilinpäätös ja palkanlaskenta mukana ja toisessa ei, eivät ole vertailukelpoisia.
Toinen virhe on jättää siirtymä sopimatta. Kun tilitoimisto vaihtuu kesken tilikauden, joku tekee avaavan taseen täsmäytyksen ja hakee vanhalta toimistolta pääkirjan ja tositteet. Jos tästä ei sovita etukäteen, siirtymä voi maksaa satoja euroja lisätunteja.
Kolmas virhe on valita toimisto, jonka kapasiteetti on täynnä. Tammi- ja helmikuussa, kun tilinpäätökset ja vuosi-ilmoitukset kasautuvat, ylikuormitettu toimisto vastaa viikkojen viiveellä. Kysy suoraan: ”Montako asiakasta kirjanpitäjällänne on?”
UKK
Kuinka kauan tilitoimiston haastattelu kestää?
Ensimmäinen tapaaminen kestää yleensä 30-60 minuuttia. Usein se on maksuton, ja sen voi pitää etäyhteydellä, joten toimiston ei tarvitse sijaita samalla paikkakunnalla.
Pitääkö tilitoimiston olla auktorisoitu?
Laki ei vaadi auktorisointia. Auktorisointi kertoo, että toimisto on sitoutunut Taloushallintoliiton laatuvaatimuksiin ja sen toimintaa valvotaan. Ilman auktorisointia kannattaa tarkistaa erikseen kirjanpitäjän koulutus ja vastuuvakuutus.
Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?
Voi, mutta helpointa vaihto on tilikauden alussa tai kausiveroilmoitusjakson vaihtuessa. Sovi irtisanomisaika, aineiston luovutus ja avaavan taseen täsmäytys kirjallisesti ennen siirtymää.
Haastattelun jälkeen: näin teet päätöksen
Kirjaa vastaukset heti tapaamisen jälkeen samaan taulukkoon: osaaminen, palvelun sisältö, ohjelmisto, vuosikustannus ja vasteaika. Pelkkä hinta harvoin ratkaisee. Tärkeämpää on, ymmärsikö kirjanpitäjä yrityksesi liiketoiminnan ja kysyikö hän itse tarkentavia kysymyksiä.
Paras merkki on usein se, että toimisto kertoo suoraan, mitä se ei tee. Yrityksen omat vero- ja oikeuskysymykset, kuten osingonjako, yhtiömuodon muutos tai kansainvälinen verotus, kannattaa aina käydä läpi valitun tilitoimiston, tilintarkastajan tai veroasiantuntijan kanssa juuri oman yrityksen lukujen pohjalta.