Tilitoimistojen vertailu on helpointa, kun tiedät etukäteen, mitä yrityksesi taloushallinto vaatii ja mihin tarjouksia pitää verrata. Moni yrittäjä vertailee tilitoimistoja pelkän kuukausihinnan perusteella. Se johtaa usein yllätyslaskuihin ja hankalaan yhteistyöhön jo ensimmäisen tilikauden aikana.
Tämä artikkeli on tarkoitettu yrittäjälle, yhdistyksen rahastonhoitajalle ja toimitusjohtajalle, joka valitsee ensimmäistä tilitoimistoa tai harkitsee nykyisen vaihtamista. Lopputuloksena osaat pyytää vertailukelpoiset tarjoukset ja arvioida niitä samoilla kriteereillä.
Aloita omista tarpeista ennen tilitoimistojen vertailua
Kokenut talousjohtaja kirjoittaa ensin paperille yrityksen perustiedot ja vasta sen jälkeen ottaa yhteyttä tilitoimistoihin. Ilman näitä tietoja jokainen tilitoimisto hinnoittelee eri oletuksilla, eikä tarjouksia voi verrata keskenään.
Tilitoimisto tarvitsee ainakin seuraavat tiedot:
– yritysmuoto (toiminimi, osakeyhtiö, kommandiittiyhtiö, yhdistys tai säätiö)
– ostolaskujen ja myyntilaskujen määrä kuukaudessa
– palkansaajien määrä ja palkanmaksun tiheys
– arvonlisäverollinen toiminta ja mahdollinen EU-kauppa tai käänteinen alv
– käytössä oleva kirjanpito-ohjelma tai toive siitä
Laskujen määrä vaikuttaa hintaan eniten. Yhden hengen toiminimen kirjanpito, jossa on 20 tositetta kuukaudessa, on aivan eri työ kuin osakeyhtiön, jolla on 150 ostolaskua, kolme palkansaajaa ja verkkokauppa Saksaan.
Hinnoittelumallit ja mitä kuukausihinta oikeasti sisältää
Suomalaiset tilitoimistot käyttävät kolmea päämallia: kiinteää kuukausihintaa, tuntihinnoittelua ja pakettihintoja. Pienen toiminimen peruskirjanpito maksaa tyypillisesti 50-150 € kuukaudessa. Osakeyhtiön kirjanpito liikkuu yleensä välillä 120-350 €/kk, ja lisätöiden tuntihinta on pääkaupunkiseudulla usein 70-120 €. Pienemmillä paikkakunnilla tuntihinnat ovat usein hieman matalampia.
Mallien erot avataan tarkemmin artikkelissa tilitoimiston hinnoittelu – kuukausi, tunti vai pakettihinta. Vertailun kannalta olennaisinta on selvittää, mitä kuukausihintaan ei kuulu.
Erillisveloitusten kohteita ovat usein tilinpäätös, veroilmoitus, palkkalaskelmat, tulorekisteri-ilmoitukset, yhtiökokouspöytäkirjat ja neuvontapuhelut. Pienen osakeyhtiön tilinpäätös ja veroilmoitus maksavat erikseen veloitettuina tyypillisesti 400-1 200 €.
Myytti: halvin kuukausihinta on halvin vaihtoehto
Tämä on yleisin väärinkäsitys tilitoimistoa valittaessa. Tyypillinen tilanne on tamperelainen palvelualan osakeyhtiö, jolla on kolme työntekijää ja joka saa kaksi tarjousta.
Ensimmäinen tilitoimisto tarjoaa kirjanpidon 129 €/kk. Palkkalaskelmat maksavat 15 € kappaleelta ja tilinpäätös 690 €. Vuodessa se tarkoittaa 1 548 € + 540 € + 690 € eli 2 778 €, eikä mukana ole vielä yhtään neuvontatuntia. Toinen tilitoimisto tarjoaa 189 €/kk, ja hintaan sisältyvät palkanlaskenta ja tilinpäätös. Vuosihinnaksi tulee 2 268 €.
Kalliimmalta näyttävä tarjous on siis noin 500 € edullisempi. Siksi ammattilainen pyytää jokaiselta tilitoimistolta arvion koko vuoden kustannuksista samalla volyymilla.
Osaaminen, auktorisointi ja vastuuhenkilö
Kirjanpitäjän ammattinimike ei ole Suomessa suojattu. Kuka tahansa voi perustaa tilitoimiston. Laatua voi arvioida Taloushallintoliiton auktorisoinnin perusteella: auktorisoidulla tilitoimistolla on oltava KLT-tutkinnon suorittanut vastuuhenkilö, ja sen toimintaa valvotaan laatutarkastuksilla. Lisätietoa löytyy artikkelista auktorisoitu tilitoimisto – mitä sertifiointi tarkoittaa.
Auktorisointi ei kuitenkaan ole ainoa laadun mittari. Pienellä paikkakunnalla toimiva yhden hengen tilitoimisto, jonka yrittäjällä on 20 vuoden kokemus maatiloista tai rakennusalasta, voi olla parempi valinta kuin auktorisoitu ketjutoimisto, jos toimiala on erikoinen.
Kysy suoraan, kuinka monta yritystä tilitoimisto hoitaa samalta toimialalta. Ravintolan kassaraportit, rakennusalan käänteinen arvonlisävero ja verkkokaupan OSS-ilmoitukset vaativat kukin omaa osaamistaan. Yhdistykset ja säätiöt taas tarvitsevat kirjanpitäjän, joka tuntee niiden omat tilinpäätöskäytännöt.
Ohjelmistot ja sähköinen taloushallinto
Käytännössä lähes jokainen tilitoimisto työskentelee sähköisesti, mutta ohjelmistot vaihtelevat. Yleisimmät kirjanpito-ohjelmat ovat Netvisor, Procountor, Fennoa ja Heeros. Osa ketjuista käyttää omaa järjestelmäänsä.
Kysy, saatko omat tunnukset ohjelmistoon ja näetkö reaaliaikaisen tuloslaskelman ja taseen. Selvitä myös, kuka maksaa ohjelmistolisenssin. Lisenssimaksu, tyypillisesti 20-60 €/kk, laskutetaan joskus erikseen, mikä muuttaa tarjousten järjestystä.
Verkkolaskutuksen tuki on perusvaatimus. Kun yrityksen liikevaihto ylittää 10 000 €, laskuttaja on velvollinen lähettämään toiselle yritykselle verkkolaskun, jos tämä sitä pyytää.
Yleisimmät virheet tilitoimistoa valittaessa
Palvelutasoa ei sovita kirjallisesti. Suullinen lupaus siitä, että ”hoidetaan kaikki”, ei riitä. Toimeksiantosopimuksessa pitää näkyä, kuka hoitaa kausiveroilmoituksen OmaVerossa, kuka toimittaa aineiston ja mihin päivämäärään mennessä. Kausiveroilmoituksen määräpäivä on kuukausijaksossa tilikauden toisen kuukauden 12. päivä, ja myöhästymismaksu tulee yritykselle, ei tilitoimistolle.
Yhteyshenkilöä ei kysytä. Suuressa tilitoimistossa kirjanpitäjä voi vaihtua kerran vuodessa. Kysy, onko yrityksellä nimetty kirjanpitäjä ja kuka hoitaa asiat lomien aikana.
Irtisanomisehtoja ei lueta. Tyypillinen irtisanomisaika on 3-6 kuukautta. Lisäksi aineiston luovutuksesta voidaan veloittaa erikseen. Ehdot kannattaa tarkistaa jo valintavaiheessa, sillä niillä on merkitystä, jos tilitoimistoa joskus vaihdetaan. Siirtymää käsitellään artikkelissa tilitoimiston vaihtaminen – vinkit sujuvaan siirtymään.
Näin teet vertailun käytännössä
Pyydä tarjous 3-4 tilitoimistolta ja lähetä kaikille täsmälleen samat taustatiedot. Pyydä tarjoukseen vuosikustannuksen arvio, lista erillisveloitettavista töistä ja tuntihinta.
Varaa jokaisen kanssa 30 minuutin tapaaminen tai videopuhelu. Esitä sama kysymys kaikille, esimerkiksi: ”Miten toimitte, jos alv-velvollisuuden raja ylittyy kesken vuoden?” Vastaus kertoo osaamisesta enemmän kuin esite.
Tarkista lopuksi asiakasarviot ja tilitoimiston vastuuvakuutus. Paikallisuudella on yhä merkitystä yrittäjälle, joka haluaa tuoda kuitit paikan päälle tai tavata kirjanpitäjänsä kasvokkain. Täysin sähköiseen palveluun tottuneelle sijainti ei ole yhtä tärkeä.
UKK
Kuinka monta tarjousta tilitoimistoilta kannattaa pyytää?
Yleensä 3-4 tarjousta riittää. Pienemmällä määrällä hintatason hahmottaminen on vaikeaa, ja suuremmasta määrästä vertailu muuttuu raskaaksi ilman vastaavaa hyötyä.
Onko auktorisoitu tilitoimisto aina parempi?
Ei aina. Auktorisointi kertoo, että toimistolla on KLT-tutkinnon suorittanut vastuuhenkilö ja valvottu laatujärjestelmä. Toimialaosaaminen ja palvelun saatavuus ratkaisevat kuitenkin usein yhtä paljon.
Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?
Voi, mutta vaihto on helpointa tehdä tilikauden vaihteessa, kun edellinen toimisto laatii tilinpäätöksen loppuun. Kesken tilikauden tehdyssä vaihdossa avaavien saldojen ja täsmäytysten siirtoon kuluu enemmän työtä.
Hyvä tilitoimisto kestää koko vuoden tarkastelun
Paras tilitoimisto ei ole halvin tai suurin. Se on toimisto, jonka vuosikustannus on ennustettava, joka tuntee toimialasi ja vastaa kysymyksiin muutamassa päivässä. Vertaile kokonaishintaa, sopimusehtoja ja yhteyshenkilöä, älä pelkkää kuukausihintaa.
Yrityksesi omat vero- ja kirjanpitokysymykset, kuten tulonjaon, alv-käsittelyn tai yritysmuodon muutoksen, kannattaa aina käydä läpi valitsemasi tilitoimiston tai veroasiantuntijan kanssa. Tämä artikkeli ei korvaa henkilökohtaista neuvontaa.